Mobile Formularübermittlungen im Außendienst

Außendienstmitarbeiter füllen GoCanvas-Formulare auf einem Smartphone oder Tablet aus, oft auch ohne Netzempfang. Die Einträge werden synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung besteht. Ein Beam AI Agent liest jede abgeschlossene Übermittlung und prüft sie anhand der vom Kunden freigegebenen Regeln – beispielsweise, ob eine Sicherheitsprüfung eine Unterschrift und einen Zeitstempel benötigt, um als abgeschlossen zu gelten. Er aktualisiert den verknüpften Auftrag oder Arbeitsauftrag und benachrichtigt das Büro, sobald das Formular freigegeben ist. Formulare, bei denen ein Pflichtfeld fehlt, die weit außerhalb des erwarteten Zeitfensters eingereicht wurden oder von einem Teammitglied als unvollständig markiert wurden, werden an einen Supervisor weitergeleitet, bevor der Auftrag abgeschlossen wird.

Checklistendaten per Drag-and-Drop

Mit GoCanvas können Kunden Checklisten mit Drag-and-Drop-Feldern erstellen, sodass die aus dem Außendienst zurückkommenden Daten auch Fotos, Unterschriften und Dropdown-Antworten enthalten können. Ein Beam AI Agent liest die strukturierten Antworten bei der Übermittlung und wendet die freigegebene Regel für diese Checkliste an – beispielsweise, dass eine Inspektion als nicht bestanden gilt, wenn ein erforderlicher Punkt als nicht konform markiert ist. Er benachrichtigt den zugewiesenen Techniker oder Manager und aktualisiert den entsprechenden Geräte- oder Standortdatensatz. Widersprüchliche Antworten, Fotos, die nicht zum erwarteten Element passen, oder teilweise leer gelassene Checklisten werden zur Klärung an einen Manager weitergeleitet.

Dispositions-Routing nach Auftragstyp

Ausgefüllte GoCanvas-Formulare müssen je nach Inhalt des Formulars bei unterschiedlichen Personen landen, z. B. bei einem Sicherheitsproblem, einer Lieferbestätigung oder einer Wartungsanfrage. Ein Beam AI Agent liest den Formulartyp und die Antworten aus, leitet das Formular an den vom Kunden für diese Kategorie zugewiesenen Genehmiger weiter und aktualisiert dabei den entsprechenden Auftragsdatensatz. Einfache, vollständig ausgefüllte Formulare werden ohne manuelles Eingreifen verarbeitet. Formulare, die verschiedene Kategorien vermischen, einen nicht verfügbaren Genehmiger nennen oder eine dringende Markierung aus dem Außendienst tragen, werden an einen Supervisor zur manuellen Weiterleitung übergeben.