Dokumenten-Serienbrieffelder

Formstack Documents führt Feldwerte in eine Vorlage zusammen und erstellt so einen Vertrag, eine Rechnung oder einen Brief, ohne dass jemand dies manuell eingeben muss. Ein Beam-Agent achtet auf ein ausgefülltes Formular oder einen neuen Datensatz in einer verbundenen App, prüft, ob die erforderlichen Felder vorhanden sind, wendet die genehmigte Regel für die zu verwendende Vorlage an, generiert dann das Dokument und legt es am vereinbarten Ort ab. Wenn ein erforderliches Feld fehlt, der Quelldatensatz unvollständig aussieht oder die falsche Vorlage angewendet werden würde, legt der Agent den Datensatz beiseite und vermerkt, was fehlt, damit ein Mitarbeiter dies ausfüllen kann, bevor das Dokument versendet wird.

PDF- und Unterschriften-Zustellung

Sobald ein Dokument erstellt wurde, muss es in der Regel in einem bestimmten Format bei einem Unterzeichner oder einem Ablagesystem eingehen. Ein Beam-Agent liest das fertige Dokument, wendet die vom Kunden genehmigte Regel für den Ablageort an – wie etwa einen bestimmten Ordner, eine elektronische Signaturanfrage oder eine E-Mail an den hinterlegten Empfänger – und aktualisiert den Quelldatensatz, um anzuzeigen, dass das Dokument versendet wurde. Zustellungen, bei denen die Empfängeradresse fehlt, das Dokument nicht korrekt gerendert werden konnte oder das Zielsystem die Datei ablehnt, werden an einen Mitarbeiter zur Behebung und zum erneuten Senden weitergeleitet, wobei der ursprüngliche Fehler als Referenz gespeichert wird.

Auswahl der Vorlagenversion

Formstack Documents kann mehrere Vorlagenversionen für dasselbe Formular bereithalten. Die Auswahl der falschen Version führt dazu, dass ein Vertrag mit veralteten Bedingungen versendet wird. Ein Beam-Agent liest aus, welche Version der Kunde als aktuell freigegeben hat, wendet diese Regel an, wenn ein Dokument angefordert wird, und generiert die Datei aus der korrekten Vorlage, anstatt standardmäßig die zuletzt hochgeladene zu verwenden. Anforderungen, die keine Vorlage angeben, auf eine nicht mehr existierende Vorlage verweisen oder von einem Formular stammen, das der Agent nicht erkennt, werden zur manuellen Weiterleitung an einen Mitarbeiter übergeben, damit die Versionskontrolle nicht allein vom Gedächtnis abhängt.