Weiterleitung von Unterschriftsanfragen

FlexiSign sendet ein Dokument an einen oder mehrere namentlich genannte Unterzeichner und verfolgt, wer bereits unterschrieben hat und wer noch nicht. Ein Beam-Agent startet eine Unterschriftsanfrage, sobald ein freigegebenes Dokument, wie z. B. ein finalisierter Vertrag, in einem verbundenen System bereitsteht. Er liest die Namen und die Reihenfolge der Unterzeichner aus diesem Datensatz aus und sendet die Anfrage über FlexiSign gemäß der genehmigten Routing-Regel des Kontos. Der Agent benachrichtigt den Dokumentenbesitzer, sobald alle Unterzeichner ihren Teil erledigt haben. Dokumente, die einen zusätzlichen Unterzeichner, eine geänderte Reihenfolge der Unterzeichner oder eine Ablehnung durch einen Unterzeichner erfordern, werden zur Klärung an einen Mitarbeiter weitergeleitet.

Erinnerungen zum Unterschriftsstatus

FlexiSign speichert für jeden Unterzeichner eines Dokuments einen Status, der anzeigt, wer das Dokument angesehen, unterschrieben oder noch nicht geöffnet hat. Ein Beam-Agent wird nach einem wiederkehrenden Zeitplan aktiv, liest aus, welche Unterzeichner eines offenen Dokuments ihren Teil noch nicht erledigt haben, und sendet den nächsten Erinnerungsschritt gemäß der genehmigten Follow-up-Regel des Kontos. Der Agent vermerkt jede Erinnerung im Dokumentendatensatz. Dokumente, bei denen eine vereinbarte Frist ohne alle Unterschriften verstreicht, oder bei denen ein Unterzeichner wiederholt nicht reagiert, werden an einen Mitarbeiter weitergeleitet, um über den erneuten Versand oder den Abbruch der Anfrage zu entscheiden.

Ablage fertiggestellter Dokumente

FlexiSign liefert eine finalisierte, unterzeichnete Kopie eines Dokuments zurück, sobald alle Parteien ihre Unterschrift geleistet haben. Ein Beam-Agent greift ein, wenn FlexiSign ein Dokument als vollständig unterzeichnet markiert, liest die fertige Datei und speichert sie gemäß der genehmigten Ablageregel im verbundenen Speicher oder Datensatz des Kontos. Der Agent benachrichtigt den Dokumentenbesitzer, dass die Ablage abgeschlossen ist, und aktualisiert den Status des Quelldatensatzes. Dokumente mit einer Unterschrift, die die Verifizierungsprüfung von FlexiSign nicht besteht, oder die an mehr als einem Ort abgelegt werden müssen, werden vor der endgültigen Ablage zur Bestätigung an einen Mitarbeiter weitergeleitet.