Rechnungsausstellung und Statusaktualisierungen

Finmei erstellt Kundenrechnungen und führt für jede einen Status – vom Entwurf bis zur Zahlung. Ein Beam-Agent startet eine neue Rechnung, sobald ein genehmigter Auftrag oder eine Dienstleistung an anderer Stelle als abgeschlossen markiert wird, liest die Kunden- und Werbebuchungsdetails aus dieser Quelle aus und erstellt die Rechnung in Finmei unter den genehmigten Abrechnungsbedingungen des Kontos. Der Agent überprüft anschließend turnusmäßig den Rechnungsstatus und aktualisiert den ursprünglichen Datensatz, sobald Finmei die Rechnung als bezahlt ausweist. Rechnungen, die nach Ablauf der vereinbarten Zahlungsfrist unbezahlt bleiben oder für die ein Rabatt oder eine Abschreibung erforderlich ist, werden an einen Mitarbeiter weitergeleitet, bevor Änderungen vorgenommen werden.

Einreichung von Spesenabrechnungen

Mit Finmei können Unternehmen Spesenabrechnungen mit beigefügten Belegen einreichen und diese vor der Erstattung zur Genehmigung weiterleiten. Ein Beam-Agent startet eine Abrechnung, sobald ein Beleg oder Spesenbeleg aus einem Posteingang, einem Upload-Ordner oder einem verbundenen Karteneinzug eingeht, liest Betrag, Händler sowie Kategorie aus und reicht die Abrechnung in Finmei gemäß den genehmigten Spesenrichtlinien ein. Der Agent benachrichtigt den Mitarbeiter, sobald die Abrechnung eingereicht wurde, und aktualisiert den Quelldatensatz mit der Abrechnungsreferenz. Abrechnungen, die die Richtliniengrenzen überschreiten, bei denen ein Beleg fehlt oder die in eine unklare Kategorie fallen, werden zur Genehmigung an einen Mitarbeiter weitergeleitet.

Planung von Zahlungserinnerungen

Finmei kann Erinnerungsschreiben planen, die an das Fälligkeitsdatum einer Rechnung gekoppelt sind, sodass unbezahlte Beträge angemahnt werden, ohne dass eine Person jede einzelne Rechnung manuell überwachen muss. Ein Beam-Agent agiert nach einem wiederkehrenden Zeitplan, liest aus, welche Rechnungen in Finmei ihr Fälligkeitsdatum überschritten haben, und versendet den nächsten Erinnerungsschritt gemäß den genehmigten Inkassoregeln des Kontos. Der Agent vermerkt jede Erinnerung im Rechnungsdatensatz. Konten, die die letzte Mahnstufe ohne Zahlung erreichen oder eine Belastung bestreiten, werden an einen Mitarbeiter weitergeleitet, um über die nächsten Schritte zu entscheiden.