Vorlagenbasierte Dokumentenerstellung

Fileforge erstellt ein Dokument, wie z. B. eine Rechnung oder einen Vertrag, indem es eine vordefinierte Vorlage mit über die API bereitgestellten Daten befüllt. Ein Beam-Agent liest die Felder aus, die ein Workflow bereithält (beispielsweise den Namen eines Kunden und Bestelldetails), übermittelt diese an die vom Team freigegebene Vorlage und erhält nach Abschluss des Erstellungsprozesses ein fertiges Dokument zurück. Der Agent legt dieses Dokument anschließend in dem Datensatz ab, der die Anfrage ausgelöst hat – sei es ein Kundenkonto oder eine Bestellung. Anfragen, bei denen ein Pflichtfeld fehlt oder die eine Vorlage außerhalb des freigegebenen Sets anfordern, werden zur Bearbeitung an eine Person weitergeleitet.

PDF-Ausgabe und -Zustellung

Sobald Fileforge die Erstellung eines Dokuments abgeschlossen hat, liefert es ein PDF zurück, das ein Workflow ohne manuellen Konvertierungsschritt speichern, per E-Mail versenden oder an einen anderen Datensatz anhängen kann. Ein Beam-Agent nimmt die fertige Datei entgegen, hängt sie an den entsprechenden Datensatz an und benachrichtigt die Person, die darauf wartet – beispielsweise einen Kunden, der eine Rechnung erwartet, oder ein Team, das auf ein unterzeichnetes Formular wartet. Dies schließt die Lücke zwischen der Anforderung eines Dokuments und dessen Bereitstellung am Zielort. Fehler bei der Erstellung oder Dokumente, die aufgrund von Seiten- oder Größenbeschränkungen des Kontos markiert wurden, werden an eine Person gemeldet, anstatt einen unbemerkten erneuten Versuch zu starten.

API-gesteuerte Batch-Erstellung

Da Fileforge für den Aufruf über seine API konzipiert ist, kann ein Workflow viele Dokumente gleichzeitig anfordern – wie etwa einen Batch von monatlichen Abrechnungen –, anstatt sie einzeln nacheinander zu erstellen. Ein Beam-Agent startet einen Batch-Job, sobald ein vom Team freigegebener, geplanter Trigger ausgelöst wird, übermittelt die Daten jedes Datensatzes an die entsprechende Vorlage und legt die zurückgegebenen Dokumente nach deren Fertigstellung in den passenden Konten ab. Dies erledigt eine wiederkehrende Dokumentenaufgabe, ohne dass sie in jedem Zyklus manuell ausgeführt werden muss. Jobs, die vorzeitig abbrechen oder weniger Dokumente als übermittelte Datensätze zurückgeben, werden zur Überprüfung für eine Person markiert.