Entwurf und Nummerierung von Rechnungen

Fakturoid entwirft Rechnungen mit der fortlaufenden Nummerierung, die ein kleines Unternehmen oder ein Freiberufler benötigt, um ohne eine vollständige Buchhaltung organisiert zu bleiben. Ein Beam-Agent kann einen Entwurf erstellen, sobald ein Auftrag andernorts als abgeschlossen markiert wird. Dabei liest er den bereits hinterlegten Kunden und Betrag aus und trägt diese in eine neue Fakturoid-Rechnung ein, anstatt den Freiberufler zu bitten, diese von Grund auf neu auszufüllen. Entwürfe mit einem unplausiblen Betrag, einem noch nicht erfassten Kunden oder Bedingungen außerhalb des genehmigten Rahmens werden nicht versendet, damit der Freiberufler sie vor dem Versand überprüfen kann.

Ansichten des Zahlungsstatus

Fakturoid protokolliert, ob eine Rechnung bezahlt wurde – eine Information, die Freiberufler prüfen, bevor sie sich an einen säumigen Kunden wenden. Ein Beam-Agent liest diesen Status regelmäßig aus, wendet die vom Freiberufler festgelegte Mahnregel an (z. B. eine Nachricht wenige Tage nach dem Fälligkeitsdatum) und dokumentiert den Versand der Mahnung. Rechnungen, die vom Kunden beanstandet werden, oder Kunden, die sich nach mehr als einer Mahnung nicht zurückmelden, werden dem Freiberufler zur direkten Klärung vorgelegt, anstatt eine weitere Mahnung zu senden.

Kundenkontakte und Stammdaten

Fakturoid speichert die mit jeder Rechnung verknüpften Kundendaten und deckt damit die Kontaktinformationen ab, die ein Freiberufler benötigt, um die richtige Person und Adresse abzurechnen. Ein Beam-Agent liest diese Datensätze beim Entwerfen einer neuen Rechnung aus und ordnet einen Auftrag einem bestehenden Kunden zu, anstatt den Freiberufler zu bitten, bereits vorhandene Daten erneut einzugeben. Wenn ein Auftrag keinem gespeicherten Kunden zugeordnet werden kann oder die vorhandenen Daten veraltet wirken, lässt der Agent das Kundenfeld leer und markiert es zur manuellen Ergänzung durch den Freiberufler, bevor die Rechnung versendet wird.