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Kategorie
Geschäftsführung
Erstellt von
Beam.ai
Weisen Sie Exponat-Aufgaben dem richtigen Teammitglied zu und markieren Sie bevorstehende Fristen, um Erinnerungen zu automatisieren, die Ihren Messeplan im Zeitplan halten.
Checklisten für Messeaufgaben
ExhibitDay enthält die Aufgabenliste, die ein Veranstaltungsteam für eine Fachmesse erstellt, und deckt Fristen für den Standaufbau, den Versand und die Personalplanung in einem gemeinsamen Plan ab. Ein Beam-Agent überprütft diese Liste nach einem festen Zeitplan, liest ab, welche Aufgaben bald fällig sind und wer dafür zuständig ist, und sendet dann eine Erinnerung an die zugewiesene Person gemäß dem vom Team genehmigten Zeitplan. Er aktualisiert den Aufgabenstatus, sobald eine Antwort bestätigt, dass die Arbeit erledigt ist. Aufgaben ohne eindeutigen Verantwortlichen oder solche, die wiederholt versäumt wurden, werden dem Veranstaltungsleiter gemeldet, anstatt erneut automatisch angemahnt zu werden.
Zuweisungsboards für Teams
Jede Messeaufgabe in ExhibitDay ist einem bestimmten Teammitglied zugewiesen, sodass das Board auf einen Blick zeigt, wer für Standdesign, Logistik oder Personalplanung verantwortlich ist. Ein Beam-Agent liest diese Zuweisungen, um Erinnerungen und Statusfragen an die richtige Person und nicht an das gesamte Team weiterzuleiten. Wenn eine Aufgabe den Besitzer wechselt oder eine neue hinzugefügt wird, kann der Agent die Aktualisierung im Datensatz protokollieren, damit das Board auf dem neuesten Stand bleibt. Ungewöhnliche Neuzuweisungen, wie z. B. eine Aufgabe, die kurz vor dem Messetermin verschoben wird, werden dem Veranstaltungsleiter zur Genehmigung vorgelegt.
Countdowns zu Messeterminen
ExhibitDay zählt die Tage bis zum jeweiligen Messetermin herunter, damit ein Team sehen kann, wie viel Zeit noch für offene Aufgaben bleibt. Ein Beam-Agent liest diesen Countdown zusammen mit der Liste der offenen Aufgaben und wendet die vom Team festgelegte Zeitregel an, um beispielsweise alles zu eskalieren, was in der letzten Woche vor einer Messe noch offen ist. Er benachrichtigt den Aufgabenverantwortlichen und, falls sich nichts ändert, den Veranstaltungsleiter. Entscheidungen darüber, ob eine Aufgabe verworfen, der Messetermin verschoben oder zusätzliche Hilfe angefordert werden soll, verbleiben beim Team und nicht beim Agenten.
