Unterschriftsanfragen

eSignatures.io versendet ein Dokument zur Unterschrift und verfolgt, wer unterschrieben hat und wer nicht, ohne dass eine der Parteien etwas ausdrucken oder einscannen muss. Ein Beam-Agent startet eine Unterschriftsanfrage, sobald ein Datensatz eine freigegebene Phase erreicht, wie beispielsweise ein unterschriftsreifer Vertrag für einen Kunden, und liest den Status aus, während die Empfänger ihren Teil erledigen. Sobald alle Parteien unterschrieben haben, aktualisiert der Agent den Datensatz und speichert die unterschriebene Kopie direkt darin. Eine Anfrage, die nach Ablauf einer genehmigten Wartezeit stagniert, oder ein Unterzeichner, der eine Änderung wünscht, wird an einen Mitarbeiter zur Nachverfolgung weitergeleitet.

Verfolgung des Unterschriftsstatus

Jedes Dokument in eSignatures.io verfügt über einen Status wie „gesendet“, „angesehen“ oder „abgeschlossen“, den ein Beam-Agent ausliest, um zu wissen, wie es um einen Vertrag steht, ohne dass jemand das Tool direkt öffnen muss. Nach einem vom Kunden festgelegten Zeitplan prüft der Agent ausstehende Anfragen, wendet die genehmigte Regel für Überfälligkeiten an und aktualisiert den verknüpften Datensatz oder benachrichtigt das für den Deal zuständige Team. Fertiggestellte Dokumente werden automatisch als geschlossen markiert. Ein Dokument, das länger als das genehmigte Zeitfenster im Status „angesehen“ verweilt, ohne dass eine Unterschrift folgt, wird an einen Mitarbeiter zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet.

Ablage unterzeichneter Dokumente

Sobald ein Dokument vollständig unterzeichnet ist, bewahrt eSignatures.io die fertige Datei zusammen mit einem Protokoll darüber auf, wer wann unterzeichnet hat. Ein Beam-Agent ruft diese fertiggestellte Kopie ab, hängt sie an den entsprechenden Datensatz im führenden System an und wendet dabei die genehmigte Regel an, wohin ein unterzeichneter Vertrag oder ein Formular gehört. Er bestätigt das erfolgreiche Anhängen und vermerkt das Abschlussdatum im Datensatz. Ein ausgefülltes Dokument, das keinem vorhandenen Datensatz zugeordnet werden kann, oder eines, bei dem ein erwarteter Unterzeichner fehlt, wird an einen Mitarbeiter zur korrekten Ablage weitergeleitet.