Konvertierung von Dokumentenformaten

Encodian konvertiert Dateien zwischen verschiedenen Formaten, z. B. ein Word-Dokument oder eine Webseite in ein PDF-Dokument, als Schritt innerhalb eines Microsoft 365-Workflows. Ein Beam-Agent startet diese Konvertierung, sobald ein Dokument eine freigegebene Phase erreicht hat, wie z. B. die endgültige Abzeichnung, und speichert die konvertierte Datei wieder im selben Datensatz. Dadurch müssen nachgelagerte Schritte nicht darauf warten, dass jemand die Konvertierung manuell vornimmt. Eine fehlgeschlagene Konvertierung oder eine Quelldatei, die beschädigt oder passwortgeschützt ist, wird zur Überprüfung durch einen Mitarbeiter markiert, anstatt blindlings erneut versucht zu werden. Der Agent ändert nicht das Quelldokument selbst, sondern nur die von ihm erstellte konvertierte Kopie.

Zusammenführung und Zusammenstellung von Dokumenten

Encodian kann im Rahmen eines Microsoft 365-Workflows mehrere Dateien, z. B. ein Deckblatt, ein Hauptdokument und einen Anhang, zu einer einzigen Ausgabedatei zusammenführen. Ein Beam-Agent stellt den freigegebenen Dateisatz für einen bestimmten Datensatz gemäß der vom Team festgelegten Reihenfolge und Vorlage zusammen und hängt das kombinierte Dokument nach Abschluss der Zusammenstellung wieder an diesen Datensatz an. Wenn eine erforderliche Datei fehlt oder eine Vorlage nicht mit dem für diesen Datensatztyp erwarteten Format übereinstimmt, stoppt der Agent und markiert den Vorgang für einen Mitarbeiter, anstatt ein unvollständiges Dokument zu erstellen. Während dieses Schritts wird keine Datei aus dem Quellverzeichnis gelöscht.

Dateimetadaten und Textextraktion

Encodian kann Metadaten und Textinhalte wie Seitenzahl, Autor oder Fließtext aus einer Datei extrahieren, um sie an anderer Stelle in einem Microsoft 365-Workflow zu verwenden. Ein Beam-Agent liest diese extrahierten Informationen aus, sobald ein Dokument in der verbundenen Bibliothek abgelegt wird, und aktualisiert damit die Felder des entsprechenden Datensatzes (z. B. den Status oder die Wortanzahl des Dokuments) gemäß den vom Account freigegebenen Zuordnungen. Eine Datei, die das Tool nicht fehlerfrei lesen kann, oder extrahierte Inhalte, die im Vergleich zu den Erwartungen unvollständig erscheinen, werden für einen Mitarbeiter markiert, bevor diese Felder aktualisiert werden. Fehlende Informationen aus der Extraktion werden nicht eigenständig ergänzt.