Visuelle Sammlungen

Eine Sammlung in Dropmark gruppiert verwandte Links, Dateien und Notizen, ähnlich einem visuellen Board statt einer Ordnerstruktur. Ein Beam AI Agent empfängt ein neues Element – sei es ein geteilter Link, eine hochgeladene Datei oder eine kurze Notiz –, gleicht es mit der Sammlung ab, die ein Team für diese Quelle festgelegt hat, und fügt es dort mit allen angehängten Tags hinzu. Dies hält Referenzmaterialien zusammen, ohne dass jemand Elemente manuell in das richtige Board ziehen muss. Elemente, die nicht eindeutig einer bestehenden Sammlungsregel entsprechen oder ohne ausreichenden Kontext für eine Kategorisierung eingehen, werden zur manuellen Ablage für eine Person bereitgestellt.

Speichern von Links und Dateien

Dropmark akzeptiert Links und Dateien über eine Browser-Erweiterung oder einen direkten Upload und speichert eine Vorschau direkt neben der Quelle, sodass ein Team eine Sammlung visuell durchsuchen kann, anstatt jedes Element einzeln öffnen zu müssen. Ein Beam AI Agent überwacht eine freigegebene Quelle, wie beispielsweise einen gemeinsamen Posteingang oder ein Formular-Upload, speichert den Link oder die Datei in Dropmark und bestätigt den erfolgreichen Speichervorgang, bevor das Quellelement als erledigt markiert wird. Dadurch entfällt das Kopieren und Einfügen beim Verschieben von Materialien von ihrem Eingangsort dorthin, wo das Team sie aufbewahrt. Doppelte Elemente, fehlerhafte Links oder zu große Dateien werden einer Person gemeldet, anstatt stillschweigend erneut versucht zu werden.

Freigabe und Zugriff auf Sammlungen

Eine Dropmark-Sammlung kann mit bestimmten Personen geteilt oder über einen Link öffentlich zugänglich gemacht werden, was die Kontrolle darüber ermöglicht, wer Materialien hinzufügen oder nur ansehen darf. Ein Beam AI Agent wendet die vom Team freigegebene Freigabeeinstellung an, wenn eine neue Sammlung erstellt wird – beispielsweise durch Einladung einer festen Liste von Mitwirkenden –, und aktualisiert die Zugriffsrechte, wenn jemand zur zugrunde liegenden Teamliste hinzugefügt oder daraus entfernt wird. Dies sorgt für eine konsistente Freigabe, ohne dass Berechtigungen auf jedem neuen Board manuell überprüft werden müssen. Anfragen, eine Sammlung öffentlich zu machen oder sie außerhalb der Organisation zu teilen, werden einer Person zur Genehmigung vorgelegt, bevor die Zugriffsrechte geändert werden.