Befüllung von Vorlagenfeldern

Docupilot befüllt eine vordefinierte Vorlage, wie z. B. einen Vertrag, eine Vereinbarung oder ein Formular, mit Daten aus einem verbundenen System. Ein Beam-Agent startet diesen Prozess, sobald ein passendes Ereignis eintritt (beispielsweise der Abschluss eines Geschäfts oder das Absenden eines Formulars), liest die erforderlichen Felder aus diesem Ereignis aus und wendet die für das Konto freigegebene Regel an, um festzulegen, welche Vorlage und welche Felder verwendet werden sollen. Das fertige Dokument wird an den Workflow übergeben oder eine Person wird über die Fertigstellung benachrichtigt. Felder, die fehlen, unerwartet sind oder zu einer nicht erkannten Vorlage gehören, werden an eine Person weitergeleitet, anstatt automatisch ausgefüllt zu werden.

Regeln für bedingte Vorlagen

Einige Docupilot-Vorlagen enthalten bedingte Abschnitte, die nur erscheinen sollen, wenn bestimmte Daten vorhanden sind, wie z. B. eine zusätzliche Klausel für eine bestimmte Vertragsart. Ein Beam-Agent gleicht die für das Konto freigegebenen Bedingungen mit den Quelldaten ab und wendet sie beim Befüllen der Vorlage an, sodass die richtigen Abschnitte eingefügt oder weggelassen werden. Dadurch entfällt der manuelle Schritt der Überprüfung, welche Version eines Dokuments für den jeweiligen Fall gilt. Wenn die Daten nicht eindeutig mit einer freigegebenen Bedingung übereinstimmen, leitet der Agent den Fall an eine Person weiter, anstatt zu raten, welche Abschnitte hingehören.

Dokumentenbereitstellung für verbundene Systeme

Sobald ein Docupilot-Dokument erstellt wurde, muss es oft an ein anderes System übermittelt werden, z. B. an ein Signaturtool, einen Speicherordner oder einen CRM-Datensatz. Soweit die Schnittstellen- und Kontoberechtigungen dies zulassen, stellt ein Beam-Agent das fertige Dokument an diesem Bestimmungsort bereit und aktualisiert den zugehörigen Datensatz, um anzuzeigen, dass er für den nächsten Schritt bereit ist. Dadurch entfällt der manuelle Übergabeschritt zwischen der Dokumentenerstellung und dem System, das die Datei benötigt. Zustellungen, die fehlschlagen, ein nicht erkanntes Ziel betreffen oder außerhalb der freigegebenen Regel liegen, werden zur manuellen Bearbeitung an eine Person weitergeleitet.