Vorlagenbasierte PDF-Erstellung

Documint verwandelt eine Vorlage – wie das Layout einer Rechnung, eines Zertifikats oder eines Berichts – mithilfe der bereitgestellten Daten in ein fertiges PDF. Ein Beam-Agent startet diese Erstellung, sobald ein passendes Ereignis eintritt, beispielsweise der Abschluss einer Bestellung oder das Beenden eines Kurses. Der Agent liest die relevanten Daten aus dem verbundenen System aus und wendet die freigegebene Regel des Kontos zur Auswahl der richtigen Vorlage an. Das fertig erstellte PDF wird anschließend an den Workflow übermittelt oder eine Person wird benachrichtigt. Anfragen, die eine neue Vorlage, fehlende Daten oder Werte außerhalb des erwarteten Formats betreffen, werden an eine Person weitergeleitet, anstatt automatisch erstellt zu werden.

Einheitliche Marken-Layouts

Documint sorgt dafür, dass das Branding eines Dokuments, wie die Platzierung des Logos, Farben und Layout, bei jedem aus einer bestimmten Vorlage erstellten PDF einheitlich bleibt. Ein Beam-Agent liefert die Daten für jedes PDF, ändert jedoch nicht das Vorlagendesign selbst, sodass das visuelle Format wie genehmigt beibehalten wird. Dadurch können Routine-Dokumente wie Rechnungen oder Zertifikate mit einheitlicher Formatierung versendet werden, ohne dass eine Person jedes einzelne Dokument manuell layouten muss. Jede Anfrage zur Änderung des Vorlagendesigns oder des Brandings wird an eine Person weitergeleitet, da dies außerhalb der Datenbefüllungsregel liegt, der der Agent folgt.

Massen-PDF-Erstellung aus Datensätzen

Wenn für eine Reihe von Datensätzen dasselbe Dokument benötigt wird, beispielsweise Zertifikate für einen Kurs oder Rechnungen für einen Abrechnungszeitraum, liest ein Beam-Agent jeden Datensatz aus dem verbundenen System und wendet die freigegebene Vorlagenregel an, um über Documint ein PDF pro Datensatz zu erstellen. Dies ersetzt die manuelle Erstellung jeder einzelnen Datei. Unvollständige, duplizierte oder außerhalb des erwarteten Datenformats liegende Datensätze werden für eine Person zurückgestellt, während übereinstimmende Datensätze gemäß den Einstellungen des Kontos automatisch erstellt und zugestellt werden.