Vorlagenbasierte Dokumentenerstellung

DocuMerge erstellt ein fertiges Dokument, wie beispielsweise einen Vertrag, einen Brief oder einen Bericht, indem es eine Vorlage mit Live-Daten kombiniert. Ein Beam-Agent startet diese Erstellung, sobald ein passendes Ereignis eintritt – zum Beispiel ein neuer Datensatz in einem verbundenen System –, liest die erforderlichen Felder aus diesem Datensatz aus und wendet die für das Konto freigegebene Regel zur Auswahl der passenden Vorlage an. Die fertige Datei wird anschließend wieder in den Workflow integriert oder eine Person wird darüber benachrichtigt, dass sie bereit ist. Datensätze mit fehlenden Feldern, widersprüchlichen Daten oder einer nicht erkannten Vorlagenanfrage werden an eine Person weitergeleitet, anstatt automatisch verarbeitet zu werden.

Zuordnung von Seriendruckfeldern

Jede DocuMerge-Vorlage basiert auf Seriendruckfeldern, die bestimmte Werte wie Name, Datum oder Betrag aus den verbundenen Daten beziehen. Ein Beam-Agent liest den Quelldatensatz aus, ordnet jeden Wert gemäß der freigegebenen Zuordnung des Kontos dem richtigen Seriendruckfeld zu und füllt die Vorlage entsprechend aus. Dadurch entfällt das manuelle Kopieren, das normalerweise bei der Erstellung sich wiederholender Dokumente mit demselben Layout anfällt. Wenn ein Feld leer ist, unerwartet formatiert ist oder außerhalb der freigegebenen Zuordnung liegt, leitet der Agent den Datensatz an eine Person weiter, anstatt den fehlenden Wert zu erraten oder ein unvollständiges Dokument zu erstellen.

Regenerierung bei Änderung der Quelldaten

Dokumente, die auf Basis einer Vorlage erstellt wurden, können veralten, wenn sich der zugrunde liegende Datensatz ändert – beispielsweise bei einer aktualisierten Adresse oder einer geänderten Vertragsklausel. Sofern die Connector- und Kontoberechtigungen dies zulassen, erkennt ein Beam-Agent diese Änderung, wendet die freigegebene Vorlagenregel erneut an und generiert das betroffene DocuMerge-Dokument neu, sodass es die aktuellen Daten widerspiegelt. Die vorherige Version kann je nach Kontoeinstellung markiert oder ersetzt werden. Jede Änderung, die außerhalb der vereinbarten Regel liegt – wie etwa eine genehmigungspflichtige Klausel –, wird an eine Person weitergeleitet, bevor ein neues Dokument freigegeben wird.