Mehrteilige Signierreihenfolge

Mit Documenso kann ein Dokument eine vordefinierte Sequenz von Unterzeichnern durchlaufen, anstatt alle Unterschriften gleichzeitig anzufordern. Dies ist besonders wichtig für Genehmigungen, die in einer bestimmten Reihenfolge erfolgen müssen, wie beispielsweise die Unterschrift eines Managers vor der des Kunden. Ein Beam-Agent wird aktiv, sobald ein Dokument als bereit markiert ist, liest die Signierreihenfolge aus dem Quelldatensatz und startet die Documenso-Anfrage in genau dieser Sequenz. Er überprüft den Fortschritt und benachrichtigt den nächsten Unterzeichner, sobald der vorherige seinen Teil abgeschlossen hat. Ist ein Unterzeichner in der Sequenz nicht verfügbar oder muss die Reihenfolge geändert werden, pausiert der Agent die Anfrage und fragt eine Person nach dem weiteren Vorgehen.

Verfolgung des Signierstatus

Documenso meldet, ob ein Unterzeichner ein Dokument angesehen, geöffnet oder fertiggestellt hat, was jederzeit ein klares Bild über den Status einer Anfrage liefert. Ein Beam-Agent liest diesen Status nach einem festen Zeitplan aus und aktualisiert den verknüpften Datensatz, beispielsweise ein Geschäft oder einen Vertrag, sodass der Verantwortliche den Fortschritt sehen kann, ohne Documenso direkt öffnen zu müssen. Er kann auch die von Documenso unterstützte Erinnerung an einen Unterzeichner senden, der nicht innerhalb eines vereinbarten Zeitfensters reagiert hat. Wenn ein Unterzeichner die Unterschrift direkt ablehnt oder eine Anfrage weit über das erwartete Zeitfenster hinaus ungeöffnet bleibt, stoppt der Agent die automatischen Erinnerungen und leitet den Fall an eine Person weiter.

Abruf abgeschlossener Dokumente

Sobald alle Unterzeichner ein Dokument fertiggestellt haben, erstellt Documenso eine finale, signierte Datei inklusive Prüfprotokoll (Audit Trail). Ein Beam-Agent ruft dieses fertige Dokument ab und legt es im Datensatz ab, der die Anfrage gestartet hat – beispielsweise in der Kunden- oder Lieferantenakte. Anschließend benachrichtigt er den jeweiligen Datensatzbesitzer über den Abschluss des Signiervorgangs. Falls das fertige Dokument an mehr als ein Ziel gesendet werden soll, beispielsweise sowohl in ein Vertragsarchiv als auch in ein Abrechnungssystem, befolgt der Agent die für diesen Dokumententyp festgelegten Regeln. Ist das Ziel unklar oder existiert noch keine Regel, hält der Agent die Datei zurück und fragt eine Person, wohin sie gehört.