Befüllung von Google Docs-Vorlagen

DocsAutomator nimmt eine Google Docs-Vorlage mit Platzhalterfeldern und befüllt diese Platzhalter mit Werten, die aus einer verknüpften App stammen, wie z. B. einem CRM-Deal oder einer Formularantwort. Ein Beam-Agent wird ausgelöst, sobald der Quelldatensatz die vom Kunden definierte Phase erreicht – beispielsweise das Absenden eines Formulars oder ein abgeschlossener Deal –, liest die gemappten Felder aus und übergibt sie an DocsAutomator, um das Dokument zu erstellen. Er speichert das Ergebnis im verknüpften Drive-Ordner und benachrichtigt den Eigentümer. Wenn ein gemapptes Feld leer ist oder der Platzhalter mit keinem Quellfeld übereinstimmt, stoppt der Agent, damit ein Mitarbeiter das Mapping korrigieren kann.

Massen-Dokumentenerstellung aus Tabellenkalkulationen

DocsAutomator kann aus einer Tabellenkalkulation ein Dokument pro Zeile erstellen, was besonders nützlich ist, um viele ähnliche Briefe oder Zertifikate aus einer einzigen Liste zu generieren. Ein Beam-Agent liest die Tabellenkalkulation aus, sobald sie als bereit markiert ist, übergibt jede Zeile mit der zugewiesenen Vorlage an DocsAutomator und erfasst, für welche Zeilen erfolgreich ein Dokument erstellt wurde. Er meldet das Batch-Ergebnis an denjenigen, der den Durchlauf gestartet hat, anstatt den Erfolg oder Misserfolg unklar zu lassen. Wenn in einer Zeile ein erforderlicher Wert fehlt oder bei der Erstellung ein Fehler auftritt, schließt der Agent diese Zeile aus dem Batch aus und markiert sie für eine Überprüfung durch einen Mitarbeiter, anstatt einen Ersatzwert zu raten.

Automatische Bereitstellung auf Google Drive oder per E-Mail

Sobald ein Dokument erstellt wurde, kann DocsAutomator die Datei in einem bestimmten Google Drive-Ordner ablegen oder an eine ausgehende E-Mail anhängen, je nachdem, wie der Workflow konfiguriert ist. Ein Beam-Agent liest die mit dem Dokumententyp verknüpfte Bereitstellungsregel aus – zum Beispiel einen Kundenordner für unterzeichnete Verträge und ein freigegebenes Laufwerk für interne Berichte – und stellt sicher, dass die Datei am richtigen Ort landet. Er benachrichtigt den Empfänger, sofern eine Benachrichtigung konfiguriert ist. Wenn das Zustellungsziel fehlt oder im Konflikt mit bestehenden Ordnerberechtigungen steht, hält der Agent die Datei zurück und fragt einen Mitarbeiter, wo sie abgelegt werden soll.