Regeln für die Dokumentenanalyse

Docparser wendet eine vom Kunden bereits eingerichtete Regel an, wie z. B. eine auf ein bestimmtes Rechnungslayout abgestimmte Vorlage, um benannte Felder und Tabellen aus einer eingehenden PDF-Datei oder einem gescannten Dokument zu extrahieren. Ein Beam-Agent überwacht den von Docparser kontrollierten Posteingang oder Ordner, wartet auf die Analyse eines neuen Dokuments und liest die resultierenden Felder aus, sobald Docparser die Regel angewendet hat. Anschließend überträgt er diese Werte in das Zielsystem, beispielsweise ein Buchhaltungstool, ohne dass Daten manuell neu eingegeben werden müssen. Kann Docparser das Dokument keiner bekannten Regel zuordnen, lässt der Agent es unanalysiert, damit ein Mitarbeiter es einrichten kann.

Extraktion von Einzelposten

Über einzelne Felder hinaus kann Docparser wiederkehrende Zeilen, wie z. B. Rechnungsposten oder Bestellmengen, als strukturierte Tabelle aus einem Dokument extrahieren. Ein Beam-Agent liest diese Tabelle nach Abschluss der Analyse aus und schreibt jede Zeile in den entsprechenden Datensatz im Zielsystem, indem er beispielsweise eine Rechnung in einzelne Ausgabenzeilen aufteilt. Er hält das Quelldokument mit den resultierenden Einträgen verknüpft, sodass ein Mitarbeiter jeden Betrag bis zur Originaldatei zurückverfolgen kann. Wenn Zeilenanzahlen nicht mit dem Dokument übereinzustimmen scheinen, beispielsweise wenn eine Gesamtsumme nicht mit den addierten Zeilen übereinstimmt, hält der Agent den Datensatz zur Überprüfung zurück.

Dokumentenimport in mehreren Formaten

Docparser akzeptiert Dokumente, die per E-Mail, Upload oder über einen verbundenen Speicherordner eingehen, sodass ein Beam-Agent keinen einzelnen, festen Importpunkt benötigt. Der Agent überwacht den vom Kunden konfigurierten Kanal, erfasst ein Dokument, sobald Docparser die Analyse abgeschlossen hat, und wendet dieselben nachgelagerten Schritte an, unabhängig davon, wie das Dokument eingegangen ist. Dies gewährleistet eine konsistente Bearbeitung, egal ob eine Rechnung per E-Mail von einem Lieferanten oder als gescannter Upload eingegangen ist. Wenn ein Dokument in einem Format eingeht, das Docparser nicht unterstützt, oder über einen nicht konfigurierten Kanal eintrifft, benachrichtigt der Agent einen Mitarbeiter, anstatt es stillschweigend zu ignorieren.