Weiterleitung von Unterschriftsanfragen

Docnify sendet ein Dokument in einer festgelegten Reihenfolge an einen oder mehrere Unterzeichner und verfolgt, wer bereits unterschrieben hat und wer noch nicht. Ein Beam-Agent wird aktiv, sobald ein Dokument zur Unterschrift bereit ist – beispielsweise nachdem ein Deal als gewonnen markiert wurde –, liest die Liste der Unterzeichner aus dem Quelldatensatz aus und startet die Anfrage über Docnify. Er prüft den Status in regelmäßigen Abständen und benachrichtigt den internen Zuständigen, sobald alle Unterzeichner ihren Teil erledigt haben. Wenn ein Unterzeichner ablehnt, ein Unterschriftslink abläuft oder sich die Reihenfolge zwischendurch ändern muss, stoppt der Agent und übergibt das Dokument zur Klärung an einen Mitarbeiter.

Erinnerungen und Fristen für Unterzeichner

Docnify kann einen Unterzeichner, der noch nicht reagiert hat, an die Unterschrift erinnern und eine Anfrage nach einem festgelegten Zeitfenster als abgelaufen markieren. Ein Beam-Agent liest die Liste der ausstehenden Unterzeichner nach einem Zeitplan aus, versendet die von Docnify unterstützte Erinnerung und aktualisiert den Quelldatensatz mit der aktuellen Wartezeit, sodass der Zuständige den Status eines Deals oder Vertrags einsehen kann, ohne manuell nachschauen zu müssen. Verstreicht eine Frist ohne Unterschrift, markiert der Agent das Dokument, anstatt es automatisch erneut zu senden, da eine versäumte Unterschrift bedeuten kann, dass sich der Deal selbst geändert hat und eine Person über den nächsten Schritt entscheiden sollte.

Ablage unterzeichneter Dokumente

Sobald alle Parteien unterschrieben haben, erstellt Docnify eine fertige Datei mit angehängtem Signaturverlauf. Ein Beam-Agent ruft dieses fertige Dokument ab, speichert es in dem Ordner oder Datensatz, der mit der ursprünglichen Anfrage verknüpft ist – wie etwa einer Kundenakte oder einem Vertragsarchiv –, und benachrichtigt den Eigentümer dieses Datensatzes über den Abschluss der Unterzeichnung. Wenn der Speicherort uneindeutig ist, beispielsweise bei einem Dokument, das mit mehr als einem Deal verknüpft ist, oder wenn die Benennungskonvention unklar ist, legt der Agent die Datei in einem Zwischenbereich ab und bittet einen Mitarbeiter um Bestätigung des Speicherorts, bevor sie abgelegt wird.