Vorlagenbasierte Dokumentenerstellung

Docmosis führt Live-Daten in eine vorgefertigte Word- oder PDF-Vorlage zusammen, anstatt das Layout von Grund auf neu zu erstellen. Ein Beam-Agent wird aktiv, wenn ein Datensatz eine definierte Phase erreicht – zum Beispiel den Abschluss eines Geschäfts oder den Versand einer Bestellung –, liest die relevanten Felder aus dem Quellsystem aus und füllt die entsprechende Vorlage mit diesen Werten. Der Agent speichert oder liefert das fertige Dokument anschließend an den richtigen Ordner oder Kontakt. Wenn in einem Vorlagenfeld Daten fehlen, eine Zuordnung fehlschlägt oder das Ausgabeformat fehlerhaft erscheint, stoppt der Agent und leitet den Fall an eine Person weiter, anstatt Inhalte zu erraten.

Word- und PDF-Ausgabeformate

Docmosis kann dieselbe Vorlage entweder als Word-Datei oder als PDF ausgeben. Das ist wichtig, wenn ein Empfänger ein bearbeitbares Dokument benötigt und ein anderer ein festes Dokument. Ein Beam-Agent wählt das Ausgabeformat auf Basis eines mit der Anfrage verknüpften Regelsatzes aus, beispielsweise PDF für unterzeichnete Verträge und Word für Entwürfe, die noch verhandelt werden. Er erkennt die Absicht des Anfragenden aus dem auslösenden Datensatz, erstellt die Datei und speichert oder versendet sie entsprechend. Wenn das angeforderte Format unklar ist oder eine Vorlage nicht beide Ausgaben unterstützt, leitet der Agent die Anfrage für eine manuelle Entscheidung an einen Mitarbeiter weiter.

Datenzusammenführung aus vernetzten Systemen

Über statische Vorlagen hinaus zieht Docmosis strukturierte Daten, Tabellen und sich wiederholende Abschnitte zum Zeitpunkt der Zusammenführung aus einer externen Quelle, sodass eine einzige Vorlage viele unterschiedliche Dokumente erzeugen kann. Ein Beam-Agent sammelt die Quelldatensätze – zum Beispiel Posten einer Bestellung oder Klauseln, die an einen Vertragstyp gebunden sind – und übergibt sie an Docmosis, damit die Zusammenführung aktuelle Daten und keine veraltete Kopie widerspiegelt. Sobald das Dokument bereit ist, benachrichtigt er das zuständige Team. Wenn die Quelldaten unvollständig sind oder ein sich wiederholender Abschnitt nicht korrekt befüllt werden kann, eskaliert der Agent den Datensatz vor der Zustellung an einen Mitarbeiter zur Überprüfung.