Abgleich von Belegen und Rechnungen

Dext extrahiert Positionsdaten aus eingescannten Belegen und Rechnungen, sobald diese eingereicht werden. Ein Beam AI Agent liest den Betrag, den Kreditor und das Datum aus, die Dext aus dem jeweiligen Beleg erfasst hat, und wendet die vom Kunden freigegebene Abgleichregel an, um den Beleg mit der entsprechenden Rechnung oder dem bereits im Konto vorhandenen Ausgabeneintrag zu verknüpfen. Ein Beleg, der innerhalb der zulässigen Toleranz übereinstimmt (z. B. bei einer geringfügigen Rundungsdifferenz), wird als abgeglichen markiert und an den nächsten Freigabeschritt weitergeleitet. Ein Beleg ohne eindeutige Übereinstimmung oder mit einem Betrag, der erheblich von der zugeordneten Rechnung abweicht, wird zur Überprüfung an einen Buchhalter weitergeleitet, anstatt automatisch abgeglichen zu werden.

Prüfung der Kategoriezuordnung

Dext weist jedem Beleg und jeder Rechnung eine Ausgabenkategorie zu, basierend auf den im Konto hinterlegten Regeln, wie beispielsweise der Verknüpfung eines Kreditors mit einem Eintrag im Kontenrahmen. Ein Beam AI Agent liest einen neu kategorisierten Beleg und gleicht ihn mit der vom Kunden genehmigten Kategoriezuordnung für diesen Kreditor oder diese Ausgabenart ab. Ein Beleg, der mit seiner üblichen Kategorie übereinstimmt, wird ohne Änderungen weitergeleitet. Ein Beleg, der anders als üblich kategorisiert ist – z. B. wenn ein Kreditor, der normalerweise unter Bürobedarf verbucht wird, plötzlich unter Reisekosten erscheint –, wird zur Bestätigung der korrekten Kategorie an einen Buchhalter weitergeleitet, bevor er gebucht wird.

Erkennung von Duplikaten

Der gleiche Beleg oder die gleiche Rechnung kann manchmal versehentlich oder durch eine weitergeleitete Kopie doppelt in Dext eingereicht werden. Ein Beam AI Agent liest neue Einsendungen und vergleicht Kreditor, Betrag und Datum mit kürzlich erfassten Einträgen im Konto, um auf mögliche Duplikate zu prüfen. Eine Einsendung ohne nennenswerte Übereinstimmung wird normal verarbeitet. Eine Einsendung, die einem bestehenden Eintrag stark ähnelt, wird für einen Buchhalter markiert, wobei beide Datensätze nebeneinander angezeigt werden. So entscheidet ein Mensch, ob ein Beleg behalten, zusammengeführt oder verworfen wird, anstatt dass der Agent selbstständig Daten löscht.