Schichtbesetzungs-Matching

Wenn eine Schicht in Deputy unbesetzt bleibt, liest ein Beam-Agent die Dienstplanlücke sowie die Qualifikationen, Zertifikate und die bereits in dieser Woche geleisteten Arbeitsstunden jedes verfügbaren Mitarbeiters aus. Er wendet die vom Kunden genehmigte Besetzungsreihenfolge an – sei es nach Betriebszugehörigkeit, den geringsten Kosten oder der schnellsten Rückmeldung – und bietet berechtigten Mitarbeitern die Schicht über Deputy an. Sobald jemand zusagt, aktualisiert der Agent den Dienstplan automatisch. Zwei zeitgleiche Zusagen, keine Antwort innerhalb des festgelegten Zeitfensters oder eine Besetzung, die gegen eine Tarifvereinbarung verstoßen würde, werden an einen Manager zur Entscheidung weitergeleitet, da nur eine Person Gehalts- und Compliance-Details bestätigen kann, die der Agent nicht einsehen kann.

Prüfung von Arbeitszeitabweichungen

Ein Beam-Agent vergleicht die in Deputy erfassten Einstempel- und Ausstempelzeiten jedes Mitarbeiters mit der für denselben Tag geplanten Schicht und prüft auf vorzeitigen Arbeitsbeginn, spätes Ende oder eine ausgelassene Pause. Liegt die Abweichung innerhalb der vom Kunden genehmigten Toleranzgrenze, markiert der Agent die Arbeitszeittabelle als geprüft und leitet sie für den Lohnexport weiter. Ist die Abweichung größer oder wurde eine Pause anscheinend komplett ausgelassen, lässt der Agent den Eintrag offen und benachrichtigt den Dienstplan-Manager über die konkrete Unstimmigkeit. Er bearbeitet erfasste Stunden niemals direkt, da nur ein Manager bestätigen kann, was tatsächlich während der Schicht passiert ist.

Nachverfolgung von Schichtaufgaben

Deputy ermöglicht es Managern, Checklisten-Aufgaben an eine Schicht anzuhängen, und ein Beam-Agent liest aus, welche Aufgaben nach Schichtende noch nicht abgehakt sind. Sofern die Kontoeinstellungen dies zulassen, leitet der Agent eine Erinnerung an den Mitarbeiter weiter oder markiert die Aufgabe in Deputy als überfällig, sodass das Team der nächsten Schicht sieht, dass sie noch aussteht. Eine Aufgabe, die über mehrere Schichten hinweg wiederholt versäumt wird, wird an einen Manager weitergeleitet und nicht automatisch geschlossen, da ein solches Muster in der Regel ein persönliches Gespräch erfordert. Der Agent arbeitet ausschließlich mit Aufgaben, die bereits von einem Manager definiert wurden, und fügt von sich aus keine neuen Aufgabentypen hinzu.