Personalisierte Buchungsseiten

Jeder Host erhält eine Seite, auf der die Verfügbarkeit für die angebotenen Meeting-Typen angezeigt wird, sodass die Eingeladenen einen Termin auswählen können, ohne dass E-Mails ausgetauscht werden müssen. Ein Beam AI Agent achtet auf neue Buchungen auf dieser Seite, liest die vom Eingeladenen gewählte Zeit, den Meeting-Typ und alle hinterlassenen Notizen und wendet dann die Regel des Kontos für die nächsten Schritte an, wie z. B. das Hinzufügen eines entsprechenden Eintrags in einen Kalender oder ein CRM. Stornierungen und Umbuchungsanfragen werden auf dieselbe Weise behandelt: Der Agent aktualisiert den Datensatz und benachrichtigt den Host. Alles Unklare, wie z. B. zwei Buchungen im selben Zeitfenster oder ein Meeting-Typ, der nicht durch die Regel abgedeckt ist, wird an eine Person zur Klärung weitergeleitet.

Konfiguration von Meeting-Typen

Hosts richten separate Meeting-Typen ein – ein viertelstündiges Telefonat, eine Demo, eine Onboarding-Session –, jeweils mit eigener Dauer, eigenen Fragen und eigenem Verfügbarkeitsfenster. Wenn jemand einen bestimmten Typ bucht, liest ein Beam AI Agent aus, welcher Typ gewählt wurde, sowie die Antworten auf alle Fragen zur Erfassung und wendet dann die mit diesem Typ verknüpfte Regel an, z. B. die Weiterleitung einer Demo-Anfrage an den richtigen Vertriebsmitarbeiter oder den Abgleich einer Onboarding-Buchung mit einem Kundendatensatz. Eindeutige Übereinstimmungen werden automatisch aktualisiert. Buchungen, die nicht zu einem bestehenden Typ passen, oder Erfassungsantworten, die eine Ermessensentscheidung erfordern, werden für eine Überprüfung durch einen Menschen markiert, bevor das Meeting bestätigt wird.

Buchungsbenachrichtigungen und Erinnerungen

DaySchedule kann Hosts und Eingeladene benachrichtigen, wenn ein Meeting gebucht, geändert wird oder bevorsteht. Ein Beam AI Agent liest jedes Benachrichtigungsereignis, gleicht es mit der Regel des Kontos für diesen Meeting-Typ oder Host ab und leitet das entsprechende Update weiter, z. B. durch das Posten einer Zusammenfassung in einem Team-Kanal oder das Aktualisieren eines gemeinsamen Kalendereintrags. Nichterscheinen und kurzfristige Absagen werden für die Buchung erfasst, sodass Hosts eine Historie haben. Wenn eine Benachrichtigung eine wiederholte Absage, einen VIP-Gast oder einen für die manuelle Bearbeitung markierten Meeting-Typ betrifft, überlässt der Agent die Entscheidung über die nächsten Schritte einer Person.