Variablenbasierte Dokumentenvorlagen

Crove-Vorlagen enthalten Platzhalter für Details, die sich von Dokument zu Dokument ändern, wie z. B. ein Kundenname, Preis oder Datum, sodass dasselbe Layout wiederverwendet werden kann. Ein Beam-Agent wird aktiv, sobald ein neuer Deal oder Kundendatensatz bereit ist, liest die relevanten Daten aus und wendet die freigegebene Vorlage des Kunden an, um diese Variablen auszufüllen und das Dokument zu erstellen. Falls eine Variable fehlt, leer ist oder nicht dem erwarteten Format entspricht, stoppt der Agent die Erstellung des Dokuments und leitet den Datensatz zur manuellen Vervollständigung an einen Mitarbeiter weiter.

Logik für bedingte Klauseln

Crove-Vorlagen können ganze Klauseln je nach den vom Kunden festgelegten Bedingungen ein- oder ausschließen, wie z. B. abweichende Zahlungsbedingungen ab einer bestimmten Deal-Größe oder für eine bestimmte Region. Ein Beam-Agent liest die relevanten Details eines Falls und wendet die freigegebenen Bedingungen des Kunden an, um zu entscheiden, welche Klauseln in das zu erstellende Dokument gehören. Wenn ein Fall eine Bedingung nicht eindeutig erfüllt oder verfehlt, oder wenn sich zwei Bedingungen widersprechen, lässt der Agent die Klauselauswahl offen und leitet sie zur Entscheidung an einen Mitarbeiter weiter, bevor das Dokument fertiggestellt wird.

Dokumentenablage und Benachrichtigung

Sobald ein Dokument in Crove erstellt wurde, muss es in der Regel beim richtigen Kunden oder Deal abgelegt werden, und jemand aus dem Team muss über die Fertigstellung informiert werden. Ein Beam-Agent wendet die freigegebene Ablageregel des Kunden an, um das fertige Dokument im entsprechenden Datensatz zu speichern, und benachrichtigt die Person, die es ursprünglich angefordert hat. Wenn das Dokument ungewöhnlich lang ist, ein erwarteter Abschnitt fehlt oder es mit einem Datensatz verknüpft ist, den die Ablageregel nicht abdeckt, hält der Agent es zurück und markiert es zur manuellen Überprüfung durch einen Mitarbeiter.