Auftragsplanung und -disposition

Craftboxx enthält den Kalender mit den von einem Handwerksbetrieb gebuchten Aufträgen, einschließlich Einsatzort, Kunde und zuständigem Mitarbeiter. Ein Beam-Agent liest neue Auftragsanfragen bei deren Eingang, wendet die genehmigten Planungsregeln des Kunden an – wie z. B. die Zuweisung des am nächsten verfügbaren Handwerkers – und aktualisiert den Craftboxx-Kalender mit dem bestätigten Termin. Wenn sich zwei Aufträge überschneiden, eine erforderliche Qualifikation fehlt oder ein Kunde einen Termin außerhalb der regulären Arbeitszeiten anfragt, lässt der Agent das Zeitfenster offen und leitet die Details an eine Person weiter, die die Zuweisung manuell vornimmt.

Zeiterfassung und Stundenzettel

Mit Craftboxx können Handwerker die für jeden Auftrag aufgewendeten Stunden erfassen, damit das Unternehmen den Kunden korrekte Abrechnungen erstellen und die Lohnabrechnung pünktlich durchführen kann. Ein Beam-Agent liest die übermittelten Zeiteinträge, ordnet jeden dem entsprechenden Auftrag und Kunden zu und wendet die genehmigte Abrechnungsregel des Kunden an, um die Gesamtsumme des Stundenzettels für diesen Abrechnungszeitraum zu aktualisieren. Einträge, bei denen eine Auftragsreferenz fehlt, die ungewöhnliche Stunden für die Aufgabe aufweisen oder außerhalb eines Schichtfensters liegen, werden nicht automatisch addiert. Sie werden an eine Person zur Überprüfung mit den ursprünglichen Auftragsdetails gesendet, bevor die Lohnabrechnung für diese Woche erfolgt.

Prüfung der Auftragsdokumentation

Craftboxx speichert Notizen, Fotos und Abnahmen, die ein Handwerker einem abgeschlossenen Auftrag beifügt, damit ein Unternehmen nachweisen kann, dass die Arbeit ordnungsgemäß ausgeführt wurde. Ein Beam-Agent liest die eingereichte Dokumentation anhand der vom Kunden genehmigten Fertigstellungs-Checkliste – wie z. B. Vorher-Nachher-Fotos oder ein unterschriebenes Kundenformular – und aktualisiert den Auftragsstatus auf „Abgeschlossen“, sobald alle erforderlichen Elemente vorhanden und berücksichtigt sind. Wenn ein Foto, eine Notiz oder eine Abnahme fehlt oder unklar erscheint, lässt der Agent den Auftrag offen und benachrichtigt die zuständige Person, dies einzufordern, bevor die Auftragsakte endgültig geschlossen wird.