Einrichtung neuer Mitarbeiterdatensätze

Wenn jemand neu im Unternehmen anfängt, benötigt Convenia die Einrichtung des Mitarbeiterdatensatzes mit Rolle, Abteilung und Startdatum, bevor Gehaltsabrechnungs- und Zusatzleistungsprozesse anlaufen können. Ein Beam-Agent liest die Daten des neuen Mitarbeiters dort aus, wo sie zuerst eingegeben wurden, wendet die genehmigte Regel für die Strukturierung des Datensatzes an – z. B. welche Felder für diesen Rollentyp obligatorisch sind – und erstellt den Datensatz in Convenia. Fehlende Angaben werden vermerkt, anstatt einen unvollständigen Datensatz zu hinterlassen. Neueinstellungen mit ungewöhnlichen Vereinbarungen, wie eine aufgeteilte Rolle über mehrere Abteilungen hinweg, werden zur Einrichtung an einen Mitarbeiter weitergeleitet.

Aktualisierung des Urlaubssaldos

Convenia erfasst den Urlaubssaldo jedes Mitarbeiters, der sich bei jeder genehmigten Anfrage oder bei Beginn eines neuen Urlaubsanspruchszeitraums ändert. Ein Beam-Agent liest genehmigte Urlaubsanträge, wendet die genehmigte Regel zur Anpassung des Saldos an und aktualisiert den Datensatz des Mitarbeiters in Convenia, damit der Saldo für die nächste Anfrage korrekt ist. Anträge, die den Saldo ins Negative ziehen würden, werden markiert. Anträge, die außerhalb der Standardrichtlinien liegen, wie z. B. eine informell gewährte Ausnahme, werden an einen Mitarbeiter weitergeleitet, bevor der Saldo angepasst wird.

Änderungen des Mitarbeiterstatus

Die Datensätze in Convenia müssen aktualisiert werden, sobald sich der Status eines Mitarbeiters ändert, beispielsweise bei einer Beförderung, einem Abteilungswechsel oder dem Ende des Beschäftigungsverhältnisses. Ein Beam-Agent liest die Statusänderung aus, sobald diese bestätigt ist, wendet die genehmigte Regel an, welche Felder aktualisiert werden und welche nachgelagerten Benachrichtigungen versendet werden müssen, und nimmt die Änderung in Convenia vor, sodass der Datensatz die aktuelle Rolle und Berichtslinie widerspiegelt. Er dokumentiert für den Datensatz, was sich wann geändert hat. Änderungen im Zusammenhang mit Streitigkeiten, Kündigungen oder anderen Vorgängen außerhalb der Standardänderungstypen werden stattdessen zur Bearbeitung an einen Mitarbeiter weitergeleitet.