Einheitliche Kontakt-Timeline

Cloze zieht E-Mails, Anrufe, Textnachrichten, Meetings und Social-Media-Aktivitäten von den verknüpften Tools in einer einzigen Timeline für diese Person zusammen. Ein Beam-Agent liest diese Timeline, wenn ein Workflow den neuesten Kontext zu einem Kontakt erfordert – beispielsweise vor einem Follow-up oder einer Verlängerungsprüfung – und entscheidet anhand der gefundenen Informationen über den nächsten Schritt (z. B. das Markieren eines Kontakts, der sich länger nicht gemeldet hat). Wenn in der Timeline eine erwartete aktuelle Interaktion fehlt oder widersprüchliche Informationen aus verschiedenen Quellen vorliegen, leitet der Agent den Kontakt an einen Mitarbeiter weiter, anstatt auf Basis eines unvollständigen Bildes zu handeln.

Aktualisierungen von Kontakt- und Beziehungsdaten

Neben der Timeline führt Cloze für jeden Kontakt einen Datensatz mit Notizen, Tags und der aktuellen Beziehungsphase. Ein Beam-Agent aktualisiert diesen Datensatz, sobald ein Workflow eine Änderung erkennt, die einer freigegebenen Regel entspricht – beispielsweise das Taggen eines Kontakts nach einem Meeting oder das Verschieben in eine neue Phase nach einer bestimmten Art von Antwort. Der Agent liest zunächst den aktuellen Datensatz des Kontakts, um das Überschreiben einer kürzlich manuell erstellten Notiz zu verhindern. Wenn die erforderliche Aktualisierung aus den verfügbaren Daten nicht eindeutig hervorgeht oder der Datensatz des Kontakts eine kürzliche Änderung durch einen Mitarbeiter aufweist, leitet der Agent den Vorgang zur Überprüfung weiter, anstatt ihn zu aktualisieren.

Umgang mit Follow-up-Erinnerungen

Cloze zeigt Erinnerungen für Kontakte an, bei denen kein Follow-up stattgefunden hat, basierend auf den erfassten Aktivitäten. Ein Beam-Agent liest diese Erinnerungen und sendet bei solchen, die einer definierten Regel entsprechen (wie ein routinemäßiges Check-in ohne dringenden Kontext), das Standard-Follow-up oder aktualisiert den Kontaktdatensatz, um die Kontaktaufnahme zu dokumentieren. Bei Kontakten, bei denen die Erinnerung ein ins Stocken geratenes Geschäft, eine ungelöste Beschwerde oder unklare nächste Schritte betrifft, leitet der Agent die Erinnerung an den zuständigen Mitarbeiter weiter, anstatt selbstständig zu handeln.