Überwachung von Verjährungsfristen

Clio kann ein wichtiges Verjährungsdatum für einen Fall speichern, zusammen mit anderen Fristen, die das Verfahren betreffen. Ein Beam AI-Agent überprüft diese Daten in regelmäßigen Abständen. Nähert sich ein Fall seiner erfassten Frist, aktualisiert er den Status des Falls und benachrichtigt den zuständigen Anwalt gemäß den genehmigten Fristenregelungen der Kanzlei. So bleibt jeder offene Fall im Blick, ohne dass ein Mitarbeiter die Termine manuell prüfen muss. Wenn ein Fristdatum fehlt oder nicht zum Falltyp passt, rät der Agent nicht einfach; er leitet den Fall stattdessen an den betreuenden Anwalt weiter.

Überprüfung von Zeiteinträgen

Clio erfasst Zeiteinträge für Fälle, sobald Anwälte und Mitarbeiter ihre Arbeit protokollieren. Ein Beam AI-Agent liest neue Einträge und gleicht sie mit der Abrechnungsvereinbarung des Falls ab. Dabei markiert er Einträge, bei denen eine Fallnummer fehlt oder die außerhalb des üblichen Rahmens für diesen Mitarbeiter liegen. Er bereitet korrekte Einträge für den nächsten Abrechnungszyklus vor, damit das Abrechnungsteam Korrekturen nicht in letzter Minute hinterherlaufen muss. Wenn ein Eintrag nicht eindeutig einem Fall oder Kunden zugeordnet werden kann, bleibt er unabgerechnet und wird an den Abrechnungskoordinator weitergeleitet, anstatt willkürlich zugewiesen zu werden.

Abgleich von Treuhandkonten

Clio erfasst Treuhandtransaktionen getrennt vom Betriebskonto der Kanzlei und ordnet sie dem jeweiligen Fall zu. Ein Beam AI-Agent liest diese Transaktionen und prüft, ob jede einzelne mit den für den Fall erfassten Mandantengeldern übereinstimmt, und markiert jeden Saldo, der nicht mit der erwarteten Aktivität übereinstimmt. Er hält das Treuhandbuch für die von US-Kanzleien geforderten Compliance-Berichte auf dem neuesten Stand, anstatt den Abgleich einer monatlichen manuellen Prüfung zu überlassen. Da die Handhabung von Treuhandgeldern strengen Compliance-Regeln unterliegt, nimmt der Agent selbst niemals Änderungen an einem Eintrag vor; jede Abweichung geht direkt an den Supervisor für Treuhandkonten.