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Kategorie
Geschäftsführung
Erstellt von
Beam.ai
Überwachen Sie Fristen und Dokumente direkt in Clio, aktualisieren Sie den Aufgabenstatus und benachrichtigen Sie Anwälte, wenn ein Einreichungstermin näher rückt.
Fristen- und Kalenderverfolgung
Clio verknüpft wichtige Termine, wie z. B. Einreichungsfristen und Gerichtstermine, mit dem Kalender des jeweiligen Falls. Ein Beam-Agent gleicht anstehende Termine mit dem heutigen Datum ab. Wenn eine Frist in das von der Kanzlei genehmigte Zeitfenster fällt, benachrichtigt er den zuständigen Anwalt und aktualisiert die Aufgabenliste des Falls. Dadurch bleibt die Verfolgung von Fristen über alle offenen Fälle hinweg konsistent, anstatt sich auf individuelle Erinnerungen zu verlassen. Wenn eine Frist bereits ohne erfasste Aktualisierung verstrichen ist, markiert der Agent die Aufgabe nicht als erledigt, sondern leitet den Fall sofort an den aufsichtsführenden Anwalt weiter.
Dokumentenzuordnung
Clio verknüpft Dokumente wie Schriftsätze, Korrespondenz und Verträge mit dem Fall, zu dem sie gehören. Ein Beam-Agent überprüft neue Dokumente, die einem Fall hinzugefügt wurden, und wendet die genehmigte Regel an, wie z. B. Namenskonventionen oder das Verschieben eines Dokuments in den richtigen Ordner innerhalb der Fallakte. Er sorgt dafür, dass die Dokumentensammlung eines Falls bei der Ankunft neuer Dateien organisiert bleibt. Wenn ein Dokument falsch abgelegt zu sein scheint oder ein bereits vorhandenes Dokument dupliziert, belässt der Agent es an Ort und Stelle und leitet den Fall an den zuständigen Anwalt oder Rechtsanwaltsfachangestellten weiter.
Abrechnung und Zeiterfassung
Clio erfasst abrechenbare Zeiten und gleicht sie mit der Honorarvereinbarung des jeweiligen Falls ab. Ein Beam-Agent liest die erfassten Zeiten aus, gleicht sie mit der Tarifschnittstelle des Falls ab und bereitet die Einträge für den nächsten Rechnungslauf gemäß den genehmigten Kanzleirichtlinien vor. Dadurch bleibt die Abrechnung an der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit ausgerichtet, anstatt darauf angewiesen zu sein, dass jeder Eintrag manuell überprüft wird. Wenn einem Eintrag der Bezug zum Fall fehlt oder ein Tarif nicht mit der Mandantenvereinbarung übereinstimmt, schließt der Agent diesen von der Rechnung aus und leitet ihn zur Korrektur an den Abrechnungskoordinator weiter.
