Vorgangs- und Aufgabenverwaltung

Clio erfasst jeden offenen Vorgang zusammen mit den zugehörigen Aufgaben, dem zugewiesenen Anwalt und den Fälligkeitsterminen. Ein Beam-Agent überprüft planmäßig den Abschluss von Aufgaben und Meilensteinen, aktualisiert den Status des Vorgangs nach Abschluss der Arbeiten und erstellt die nächste Aufgabe in der Sequenz, sofern der Arbeitsablauf der Kanzlei dies vorsieht. Dies sorgt dafür, dass Vorgänge in Bewegung bleiben, ohne dass ein Anwalt den Status bei Routine-Schritten manuell aktualisieren muss. Wenn eine Aufgabe überfällig ist oder ein Vorgang über einen längeren Zeitraum inaktiv bleibt, leitet der Agent diesen an den zuständigen Anwalt weiter, anstatt ihn neu zuzuweisen oder zu schließen.

Kundenabrechnung

Clio erstellt Rechnungen auf Basis der erfassten Zeiten und Vorgangsaufwendungen. Ein Beam-Agent liest Rechnungsentwürfe und gleicht sie mit der Abrechnungsvereinbarung des Vorgangs ab, korrigiert fehlerhafte Sätze oder fehlende Einträge, sofern die Regeln dies zulassen, und markiert die Rechnung anschließend als bereit für die Freigabe durch den Anwalt. Er sorgt dafür, dass die Rechnungen mit den tatsächlich erbrachten und erfassten Leistungen übereinstimmen. Wenn ein Rechnungsbetrag im Vergleich zu früheren Perioden desselben Vorgangs ungewöhnlich hoch oder niedrig erscheint, hält der Agent die Rechnung zurück und leitet sie zur manuellen Überprüfung an den Abrechnungsleiter weiter, bevor sie versendet wird.

Compliance im Treuhand-Rechnungswesen

Clio trennt Treuhandmittel von Betriebskonten und erfasst jede Treuhandtransaktion im Zusammenhang mit einem Vorgang. Ein Beam-Agent liest diese Transaktionen und überprüft, ob jede einzelne mit den erfassten Anweisungen des Vorgangs übereinstimmt, und markiert alle Abweichungen im Saldo. Er hält das Treuhandbuch für die Compliance-Berichterstattung der Kanzlei auf dem neuesten Stand, anstatt den Abgleich einer regelmäßigen manuellen Prüfung zu überlassen. Da die kanadischen Regeln für das Treuhand-Rechnungswesen keinen Spielraum für Fehler lassen, korrigiert der Agent einen Treuhandeintrag niemals selbst; jede Unstimmigkeit wird direkt an die für die Treuhand-Compliance verantwortliche Person weitergeleitet.