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Kategorie
Geschäftsführung
Erstellt von
Beam.ai
Überwachen Sie den Mandatsstatus und Zeiteinträge in Clio, aktualisieren Sie Datensätze und markieren Sie Fälle, die sich einer Frist zur Einreichung nähern.
Verfolgung des Vorgangsstatus
Clio erfasst den Status jedes Rechtsvorgangs, von der Aufnahme bis zum Abschluss, zusammen mit den zugehörigen Aufgaben und Fristen. Ein Beam AI-Agent gleicht Vorgänge mit ihren wichtigsten Terminen ab und aktualisiert den Status des Vorgangs und benachrichtigt den zuständigen Anwalt, sobald eine Aufgabe abgeschlossen ist oder eine Frist abläuft. So bleibt die Vorgangsliste der Kanzlei stets auf dem neuesten Stand und spiegelt den tatsächlichen Fortschritt wider, anstatt auf manuelle Aktualisierungen angewiesen zu sein. Wenn eine Frist versäumt wird oder der Status eines Vorgangs im Widerspruch zu der erfassten Aktivität steht, schließt der Agent diesen nicht ab, sondern leitet den Vorgang an den betreuenden Anwalt weiter.
Zeiterfassung und Rechnungsbelege
Clio protokolliert die abrechenbare Zeit für jeden Vorgang und jeden Mandanten. Ein Beam AI-Agent liest die Zeiteinträge bei der Erfassung aus, wendet die genehmigte Abrechnungsregel der Kanzlei an, ordnet die Einträge dem richtigen Vorgang zu und bereitet sie für die Rechnungsstellung vor. Er kann die Gesamtzeit für einen Abrechnungszeitraum vor einem Rechnungslauf addieren. Wenn bei einem Eintrag der Bezug zum Vorgang fehlt oder dieser nicht mit dem üblichen Muster eines Anwalts übereinzustimmen scheint, rechnet der Agent diesen nicht ab, sondern leitet ihn zur Überprüfung an den Abrechnungskoordinator weiter, bevor er auf einer Mandantenrechnung erscheint.
Anderkonto-Unterlagen
Clio verfolgt die im Namen von Mandanten geführten Anderkontosalden, getrennt von den Betriebsmitteln der Kanzlei. Ein Beam AI-Agent liest die Anderkontotransaktionen aus, gleicht sie gemäß der genehmigten Regel mit den Vorgangsunterlagen ab und markiert jede Bewegung, die mit einer Rechnung oder einer Mandantenweisung übereinstimmen muss. Er hält das Anderkonto-Hauptbuch zwischen den Abstimmungen auf dem neuesten Stand, anstatt auf eine regelmäßige manuelle Überprüfung zu warten. Da für Anderkonten strenge Compliance-Verpflichtungen gelten, transferiert der Agent niemals selbst Geld; Unstimmigkeiten oder ungewöhnliche Transaktionen werden direkt zur Überprüfung an den zuständigen Treuhandbeauftragten der Kanzlei weitergeleitet.
