Rechnungs- und Zahlungsverfolgung

Clientary verwaltet Kundenrechnungen, den Zahlungsstatus und offene Salden in einem einzigen Buchungsjournal. Ein Beam-Agent überprüft dieses Journal nach einem festgelegten Zeitplan oder sobald eine Zahlung erfasst wird. Er gleicht eingehende Zahlungen mit offenen Rechnungen ab und markiert diese gemäß den genehmigten Regeln als bezahlt oder teilweise bezahlt. Er kann Rechnungen nach Überschreiten des Fälligkeitsdatums kennzeichnen und eine Zahlungserinnerung vorbereiten, bevor diese versendet wird. Wenn ein Zahlungsbetrag nicht mit einer Rechnung übereinstimmt oder ein Kunde eine Forderung bestreitet, lässt der Agent die Rechnung offen und leitet den Fall an den zuständigen Finanzverantwortlichen weiter, anstatt ihn abzuschließen.

Projekt- und Angebotsstatus

Clientary verfolgt Angebote, Kostenvoranschläge und Projekte vom ersten Entwurf bis zur Auslieferung. Wenn ein Kunde ein Angebot annimmt oder ein Projektmeilenstein erreicht wird, liest ein Beam-Agent den aktuellen Status aus und verschiebt den Datensatz in die nächste Phase (z. B. vom Kostenvoranschlag zum aktiven Projekt oder vom Meilenstein zur Rechnung). Dadurch bleibt das Projektprotokoll stets mit den tatsächlich erbrachten Leistungen synchronisiert. Wenn ein Angebot über einen festgelegten Zeitraum hinweg unbeantwortet bleibt oder ein Meilenstein ohne die entsprechenden erfassten Arbeitsstunden als abgeschlossen markiert wird, leitet der Agent den Datensatz zur manuellen Überprüfung an den Account-Verantwortlichen weiter.

Stunden von Auftragnehmern und Personalunterlagen

Clientary erfasst die von Mitarbeitern und externen Auftragnehmern geleisteten Arbeitsstunden für bestimmte Kunden und Projekte. Ein Beam-Agent liest die eingereichten Stunden ein, gleicht sie mit dem Projektbudget oder den Vertragsbedingungen ab und aktualisiert den Datensatz als genehmigt oder kennzeichnet ihn zur Überprüfung. Er kann die Stunden über einen Abrechnungszeitraum hinweg addieren, um den nächsten Rechnungslauf vorzubereiten. Wenn die erfassten Stunden einen Budgetschwellenwert überschreiten oder der Eintrag eines Auftragnehmers im Vergleich zu den Vorwochen inkonsistent erscheint, gibt der Agent diesen nicht automatisch frei, sondern leitet den Eintrag zur Freigabe an einen Manager weiter.