Freigabeworkflow für Stundenzettel

ClickTime erfasst die Zeiteinträge von Mitarbeitern für bestimmte Projekte und Aufgaben und leitet sie vor der Berichterstattung durch einen Freigabeschritt. Ein Beam-Agent liest eingereichte Stundenzettel nach einem festgelegten Zeitplan und prüft die Einträge anhand einer freigegebenen Regel, z. B. um zu bestätigen, dass die Stunden in einem normalen täglichen Bereich liegen, bevor sie genehmigt werden. Wo die Regel zutrifft, genehmigt der Agent den Eintrag direkt und protokolliert die Aktion. Einträge mit Stunden weit außerhalb des Normalbereichs, fehlendem Projektcode oder verspäteter Einreichung werden an eine Person zur Freigabe oder Rückfrage weitergeleitet, bevor sie finalisiert werden.

Projekt-Budgetstunden

ClickTime erfasst die protokollierten Stunden im Vergleich zum zugewiesenen Projektbudget und zeigt an, wie viel Kapazität bei der Zeiterfassung noch verbleibt. Ein Beam-Agent liest das Budget und die protokollierten Stunden eines Projekts aus, nachdem neue Zeiteinträge freigegeben wurden, und prüft das verbleibende Guthaben anhand einer freigegebenen Regel, z. B. der Benachrichtigung eines Projektverantwortlichen, sobald die Stunden einen festgelegten Prozentsatz des Budgets überschreiten. Wo die Regel zutrifft, sendet der Agent die Benachrichtigung und aktualisiert direkt ein Tracking-Feld. Projekte, die das Budget vollständig überschreiten oder bei denen das verbleibende Guthaben nicht mit den jüngsten Einträgen übereinzustimmen scheint, werden einer Person zur Überprüfung zugewiesen.

Speseneinträge

Neben der Zeit erfasst ClickTime auch Speseneinträge, die mit einem Projekt verknüpft sind, einschließlich Betrag, Kategorie, Beleg und einer Notiz zur Beschreibung der Kosten. Ein Beam-Agent liest neue Speseneinträge bei der Einreichung und prüft Betrag sowie Kategorie anhand einer genehmigten Richtlinie, wie z. B. einem Ausgabenlimit pro Kategorie oder einem erforderlichen Beleganhang. Richtlinienkonforme Einträge werden direkt genehmigt und an die Erstattung oder Rechnungsstellung weitergeleitet. Einträge, die ein Limit überschreiten, bei denen eine erforderliche Kategorie oder ein Beleg fehlt oder die mit einem bereits über dem Budget liegenden Projekt verknüpft sind, werden einer Person zur Prüfung vorgelegt, bevor sie genehmigt werden.