Status der Themenüberprüfung

ClickHelp organisiert die Dokumentation in Themen, die einen Überprüfungs-Workflow durchlaufen, z. B. Entwurf, In Prüfung und Veröffentlicht. Ein Beam AI-Agent liest den aktuellen Status eines Themas und das Datum der letzten Überprüfung nach einem festen Zeitplan und prüft sie anhand einer genehmigten Regel, z. B. durch Kennzeichnung veröffentlichter Themen, deren Überprüfungsintervall abgelaufen ist. Wenn die Regel zutrifft, aktualisiert der Agent den Status des Themas oder benachrichtigt direkt den zugewiesenen Autor. Themen mit widersprüchlichen Bearbeitungen von mehreren Autoren oder solche, die mit einem Produkt in der Entwicklung verknüpft sind, werden an eine Person zur Klärung weitergeleitet, bevor sich der Status ändert.

Leser-Feedback zu Themen

ClickHelp sammelt Leser-Feedback zu veröffentlichten Themen, wie z. B. eine Bewertung „hilfreich“ oder „nicht hilfreich“ sowie optionale Kommentare. Ein Beam AI-Agent liest dieses Feedback bei Eingang und prüft es anhand einer genehmigten Regel, z. B. durch Kennzeichnung eines Themas, das innerhalb eines bestimmten Zeitraums eine Reihe negativer Bewertungen erhält. Wenn die Regel zutrifft, aktualisiert der Agent den Status des Themas, um es zur Überprüfung zu kennzeichnen, und benachrichtigt den zugewiesenen Autor. Feedback, das eine spezifische sachliche Korrektur oder einen Kommentar zu einem sensiblen Thema enthält, wird direkt an eine Person zur Ansicht weitergeleitet, anstatt automatisch zusammengefasst zu werden.

Suchanalysen auf der Hilfe-Website

ClickHelp erfasst, wonach Leser auf einer veröffentlichten Hilfe-Website suchen, einschließlich Suchanfragen ohne Ergebnisse. Ein Beam AI-Agent liest diese Suchdaten nach einem festen Zeitplan und prüft sie anhand einer genehmigten Regel, z. B. durch Kennzeichnung eines wiederholten Suchbegriffs ohne passendes Thema als Lücke in der Dokumentation. Wenn die Regel zutrifft, protokolliert der Agent die Lücke im Dokumentationsprojekt und benachrichtigt den für diesen Bereich zuständigen Autor. Suchmuster, die auf eine umfassendere Umstrukturierung des Inhalts hindeuten, werden an eine Person weitergeleitet, da nur die Protokollierung der Lücke selbst automatisch erfolgt.