Druck- und Postaufträge

Click2Mail nimmt ein Dokument sowie eine Postadresse entgegen und verwandelt diese in einen gedruckten, frankierten Brief, der auf dem Postweg versendet wird – ganz ohne manuelle Papierhandhabung. Ein Beam-Agent übermittelt einen Auftrag, sobald ein auslösendes Ereignis eine physische Postsendung erfordert, wie z. B. eine Mahnung oder ein unterzeichneter Vertrag, der in Papierform benötigt wird. Dabei liest er die Adresse des Empfängers und das Dokument aus dem Quelldatensatz aus. Wenn eine freigegebene Regel den Fall abdeckt, übermittelt der Agent den Druck- und Postauftrag direkt und protokolliert die Bestätigung. Postsendungen mit unvollständiger Adresse oder ungewöhnlichem Dokumententyp werden vor der Übermittlung an eine Person zur Überprüfung weitergeleitet.

Sendungsverfolgung

Click2Mail verfolgt eine Postsendung mithilfe eines Intelligent Mail Barcodes durch das Postsystem und meldet Statusaktualisierungen wie „eingegangen“, „auf dem Transportweg“ und „zugestellt“. Ein Beam-Agent liest den Tracking-Status einer Postsendung nach dem Versand planmäßig aus und gleicht ihn mit einer freigegebenen Regel ab, um beispielsweise eine Sendung zu markieren, die sich nicht innerhalb eines erwarteten Zeitfensters weiterbewegt hat. Wenn die Regel greift, aktualisiert der Agent den zugehörigen Datensatz mit dem aktuellen Status oder löst eine Folgemaßnahme aus. Als unzustellbar zurückgesandte Post wird an eine Person weitergeleitet, um die Adresse zu überprüfen und die Sendung erneut zu verschicken.

Verwaltung von Mailinglisten

Click2Mail speichert Mailinglisten mit Empfängeradressen, die für Massenbrief- und Postkartenaufträge verwendet werden, einschließlich standardisierter und verifizierter Adressen. Ein Beam-Agent liest eine Mailingliste vor dem Versand eines Massenauftrags aus und prüft neue oder aktualisierte Adressen anhand einer freigegebenen Regel – beispielsweise, um sicherzustellen, dass eine Adresse vor der Aufnahme die Standardisierung erfolgreich durchlaufen hat. Wenn die Regel zutrifft, fügt der Agent Adressen direkt zur Liste hinzu oder entfernt sie. Adressen, bei denen die Standardisierung fehlschlägt, oder als Duplikate markierte Einträge werden zur Korrektur an eine Person weitergeleitet, bevor die Liste für einen Versand verwendet wird.