Verkaufsrechnungsstatus

Clear Books verfolgt jede Verkaufsrechnung vom Entwurf über gesendet, teilbezahlt, überfällig bis hin zu bezahlt. Ein Beam AI Agent prüft den Rechnungsstatus nach Plan oder bei Eingang einer Banktransaktion und liest Fälligkeitstermine, Beträge und die mit der Rechnung verknüpften Kundendaten aus. Wenn eine genehmigte Regel gilt – wie das Markieren einer Rechnung als bezahlt, sobald eine passende Zahlung eingeht, oder das Senden einer Mahnung, sobald das Fälligkeitsdatum überschritten ist – aktualisiert der Agent den Datensatz oder versendet die Mahnung direkt. Rechnungen mit Teilzahlungen, strittigen Beträgen oder Kunden mit einem Ratenzahlungsplan werden an eine Person weitergeleitet, anstatt automatisch geschlossen zu werden.

Abgleich des Bank-Feeds

Clear Books ruft Banktransaktionen über einen verbundenen Feed ab und hält sie unrekonziliert, bis sie einer Rechnung, einem Beleg oder einer Ausgabe zugeordnet werden. Ein Beam AI Agent liest jede eingehende Transaktion zusammen mit offenen Rechnungen und Belegen, gleicht Beträge und Referenzen gemäß einer genehmigten Regel ab und markiert das Paar als abgeglichen. Er kann auch dauerhafte Regeln für wiederkehrende Transaktionen wie monatliche Abonnements oder Miete anwenden. Transaktionen ohne eindeutige Übereinstimmung, Beträge, die von der erwarteten Rechnung abweichen, oder alles, was als ungewöhnlich eingestuft wird, bleiben ungeklärt und werden einer Person zur Überprüfung vorgelegt, bevor sie als abgeschlossen markiert werden.

Spesenabrechnungen und Belege

Mitarbeiter und Geschäftsinhaber erfassen Spesenabrechnungen in Clear Books mit Betrag, Kategorie und beigefügtem Beleg. Ein Beam AI Agent liest neue Abrechnungen beim Einreichen und prüft Kategorie sowie Betrag gegen eine genehmigte Richtlinie, wie z. B. ein Ausgabenlimit pro Kategorie oder einen erforderlichen Beleganhang. Abrechnungen, die der Richtlinie entsprechen, werden genehmigt und zur Erstattung in die Buchhaltung übernommen. Abrechnungen, die ein Limit überschreiten, bei denen ein Beleg fehlt oder die in eine Kategorie fallen, die eine Genehmigung durch den Manager erfordert, werden zur Freigabe an eine Person weitergeleitet, bevor sie ausgezahlt werden.