Aufgabenzuweisung direkt im Chat

Mit Chatwork können Aufgaben direkt aus einer Chat-Nachricht heraus erstellt und einem Teammitglied mit einem Fälligkeitsdatum zugewiesen werden. Ein Beam AI Agent liest neue Nachrichten nach Anfragen, die einem genehmigten Muster entsprechen – wie etwa der Bitte um eine Freigabe oder ein Dokument – und erstellt oder aktualisiert die entsprechende Aufgabe in Chatwork. Er trägt den Verantwortlichen sowie das Fälligkeitsdatum basierend auf den hinterlegten Regeln ein und benachrichtigt die Person, sobald die Aufgabe eingerichtet ist. Wenn die Anfrage unklar ist oder mehrere Personen betrifft, überlässt der Agent die Aufgabenstellung einem Mitarbeiter.

Freigabe von Dateien in Konversationen

Chatwork hängt Dateien direkt an eine Konversation an, sodass ein Team Dokumente teilen kann, ohne den Chat zu verlassen. Ein Beam AI Agent scannt Konversationen nach Dateien, die einem freigegebenen Typ entsprechen, wie beispielsweise einer Rechnung oder einem Bericht, und verknüpft diese sofort nach dem Erscheinen mit dem zugehörigen Datensatz. Er schreibt eine kurze Bestätigung in den Chat, dass die Datei korrekt abgelegt wurde. Wenn der Dateiname oder der Inhalt nicht den Erwartungen der Regel entspricht, bittet der Agent einen Mitarbeiter um Bestätigung vor der Ablage. Zur lückenlosen Rückverfolgbarkeit dokumentiert der Agent, aus welcher Konversation die Datei stammt.

Gruppen-Messaging-Threads

Chatwork organisiert Konversationen in Gruppen-Threads nach Team, Projekt oder Thema. Ein Beam AI Agent liest Nachrichten in einem dafür vorgesehenen Thread nach Anfragen oder Status-Updates, die einem definierten Keyword oder Muster entsprechen, wie etwa einer Statusprüfung oder einem Übergabeprotokoll. Er verfasst eine Antwort oder aktualisiert einen verknüpften Datensatz, um die im Thread gemeldeten Informationen widerzuspiegeln. Wenn eine Nachricht mehrdeutig ist oder nicht in das vorgegebene Muster des Agenten passt, überlässt er die Antwort im Thread direkt einem Mitarbeiter. Der Agent startet von sich aus keine neuen Threads und agiert ausschließlich in Threads, die das Team für ihn freigegeben hat.