Automatisierte Mahnabläufe

Chaser versendet geplante Mahnungen per E-Mail und SMS, wenn Rechnungen sich ihrem Fälligkeitsdatum nähern oder dieses überschreiten, und folgt dabei einem im Voraus von einem Unternehmen eingerichteten Mahnablauf. Ein Beam-Agent liest die Fälligkeitstermine und den Zahlungsstatus der Rechnungen, startet den entsprechenden Mahnungsablauf, sobald eine Rechnung überfällig wird, und aktualisiert den Rechnungsdatensatz, sobald eine Zahlung bestätigt wurde. Er stoppt den Ablauf automatisch, wenn ein Kunde zahlt oder den Betrag beanstandet. Wenn ein Kunde mit einer Reklamation, einem Zahlungsversprechen zu ungewöhnlichen Bedingungen oder einer Bitte um Zahlungsaufschub antwortet, übergibt der Agent das Gespräch an eine Person im Forderungsmanagement.

Überwachung des Debitorenrisikos

Chaser verfolgt die Zahlungshistorie und die Kreditwürdigkeit jedes Kunden, um Konten zu kennzeichnen, die ein steigendes Risiko für verspätete oder ausbleibende Zahlungen aufweisen. Ein Beam-Agent liest diese Debitorendaten in regelmäßigen Abständen, vergleicht das aktuelle Verhalten eines Kunden mit seinem früheren Zahlungsverhalten und aktualisiert nach Abschluss des Vergleichs den Risikostatus oder die Watchlist. Er wendet dabei nur die Risikogrenzwerte an, die ein Unternehmen im Voraus genehmigt hat. Wenn ein Konto in eine höhere Risikokategorie eingestuft wird oder ein Großkunde erste Anzeichen für einen Zahlungsverzug zeigt, benachrichtigt der Agent das Forderungsmanagement, anstatt die Kreditbedingungen selbstständig zu ändern.

Statusaktualisierungen beim Zahlungseinzug

Wenn Zahlungen für ausstehende Rechnungen eingehen, muss Chaser abbilden, welche Konten beglichen, teilweise bezahlt oder noch offen sind. Ein Beam-Agent liest eingehende Zahlungsbestätigungen, gleicht sie mit dem richtigen Rechnungs- oder Debitorendatensatz ab und aktualisiert den Einzugsstatus, sodass das Konto nicht mehr auf den aktiven Mahnlisten erscheint. Er prüft, ob der Zahlungsbetrag mit der Rechnung übereinstimmt, bevor er den Fall schließt. Wenn eine Zahlung unvollständig ist, unklar auf verschiedene Rechnungen aufgeteilt wurde oder mit einem strittigen Betrag zusammenhängt, lässt der Agent den Fall offen und leitet ihn an eine Person zur Klärung weiter.