Terminlinks für Besprechungsarten erstellen

Mit CalendarHero kann ein Team verschiedene Besprechungsarten definieren, jeweils mit eigener Dauer und einem teilbaren Terminlink, über den Eingeladene eine Zeit auswählen können. Ein Beam-Agent erstellt oder aktualisiert einen Link, wenn eine neue Besprechungsart benötigt wird (z. B. Onboarding-Anrufe oder Anbieter-Reviews), und prüft die aktuelle Verfügbarkeit, bevor er den Link generiert. Er erfasst, welcher Link zu welchem Zweck gehört, damit der richtige Link versendet wird. Wenn eine Änderung an einer Besprechungsart vorgenommen werden soll, die sich auf bereits eingeladene Personen auswirkt – wie z. B. das Verkürzen eines bereits gebuchten Zeitfensters –, hält sich der Agent zurück und leitet die Änderung an den Kalenderinhaber weiter.

Verfügbarkeiten über mehrere Kalender hinweg koordinieren

Gruppenmeetings erfordern oft die Abstimmung der Kalender mehrerer Personen gleichzeitig. CalendarHero prüft die freien und belegten Zeiten aller Eingeladenen. Ein Beam-Agent liest die kombinierte Verfügbarkeit aus, sobald eine Anfrage für ein Gruppenmeeting eingeht, wendet die vom Team festgelegte Planungsregel an (z. B. die Bevorzugung von Vormittagsfenstern oder eine Mindestankündigungszeit) und schlägt eine Zeit vor oder bestätigt diese. Er protokolliert, welches Zeitfenster aus welchem Grund ausgewählt wurde. Wenn kein Zeitfenster alle Kalender berücksichtigt oder ein erforderlicher Teilnehmer keine freie Zeit hat, schlägt der Agent keine Zeiten mehr vor und übergibt die Anfrage an den Organisator.

Meetings nach der Buchung aktualisieren

Sobald ein Meeting im Kalender eingetragen ist, müssen sich Details manchmal ändern, wie das Hinzufügen eines Teilnehmers, das Verschieben der Uhrzeit oder das Anhängen neuer Notizen. Ein Beam-Agent liest den aktuellen Meeting-Eintrag, wendet die genehmigte Änderung an und aktualisiert CalendarHero sowie alle Kalender, mit denen das Meeting synchronisiert ist. Er protokolliert den Zustand des Meetings vor und nach der Änderung. Wenn eine angeforderte Änderung zu einer Doppelbuchung eines Teilnehmers führen oder außerhalb der vom Team festgelegten Arbeitszeiten liegen würde, wendet der Agent sie nicht an und leitet die Anfrage stattdessen an eine Person weiter.