Ereignistypen erstellen und aktualisieren

Cal.com organisiert die Terminplanung rund um Ereignistypen wie ein Kennenlerngespräch, eine Demo oder ein Erstgespräch, jeweils mit eigener Dauer und eigenem Verfügbarkeitsfenster. Ein Beam AI-Agent erstellt einen neuen Ereignistyp, wenn ein Team ein Angebot hinzufügt, oder aktualisiert einen bestehenden, wenn sich Zeiten oder Dauer ändern, wobei er die aktuelle Konfiguration vor der Bearbeitung ausliest. Er bestätigt die erfolgreiche Änderung und protokolliert, was aktualisiert wurde. Wenn sich eine angeforderte Änderung mit einem anderen Ereignistyp oder einer bestehenden Regel überschneiden würde, nimmt der Agent keine Änderungen vor und leitet die Anfrage an den Inhaber des Kalenders weiter.

Buchungen und Teilnehmerdaten auslesen

Jedes über Cal.com gebuchte Meeting enthält Angaben zum Teilnehmer, die ausgewählte Zeit und alle bei der Buchung erfassten Notizen. Ein Beam AI-Agent liest neue und anstehende Buchungen nach Zeitplan oder bei Eingang aus, gleicht die Teilnehmerdaten mit den Datensätzen in einem CRM oder Support-Tool ab und aktualisiert diese Datensätze, damit die Buchung auch an anderer Stelle erfasst ist. Er kann eine Buchung auch als bestätigt markieren, sobald die entsprechenden Bedingungen erfüllt sind. Wenn Teilnehmerdaten unvollständig erscheinen oder eine Buchung mit einem anderen Termin kollidiert, überlässt der Agent die Klärung einer Person, anstatt Vermutungen anzustellen.

Erinnerungs- und Follow-up-Workflows auslösen

Cal.com-Workflows senden Erinnerungen und Follow-ups, die an eine Buchung gekoppelt sind, wie etwa eine Nachricht vor einem Anruf oder eine Notiz danach. Ein Beam AI-Agent liest den Buchungsstatus aus und wendet die vom Team freigegebene Regel an, um einen Workflow zum richtigen Zeitpunkt auszulösen, beispielsweise sobald eine Buchung bestätigt wurde oder nachdem ein Meeting stattgefunden hat. Er protokolliert, wann jeder Workflow gestartet wurde und ob er abgeschlossen wurde. Wenn eine Buchung mitten im Ablauf verschoben oder storniert wird, stoppt der Agent den Workflow und meldet die Änderung an den Meeting-Inhaber, anstatt eine Erinnerung für ein nicht mehr existierendes Meeting zu senden.