Senden von Signaturanfragen

BunnyDoc sendet ein Dokument an einen oder mehrere Unterzeichner und zeichnet jeden Schritt des Unterzeichnungsprozesses auf. Ein Beam-Agent erstellt und versendet eine Signaturanfrage, sobald ein Trigger ausgelöst wird – beispielsweise, wenn ein neuer Vertrag oder ein Onboarding-Formular bereitsteht –, und füllt dabei die vom Kunden freigegebenen Details des Unterzeichners aus. Er liest den Status der Anfrage aus und aktualisiert den verknüpften Datensatz, wie z. B. einen Onboarding- oder Deal-Tracker, sobald alle Unterzeichner das Dokument ausgefüllt haben. Anfragen, bei denen die Daten eines Unterzeichners fehlen oder unklar sind, werden zurückbehalten, damit eine Person sie vor dem Senden bestätigen kann.

Verfolgung des Signaturfortschritts

BunnyDoc zeigt an, welche Unterzeichner ein Dokument bereits unterzeichnet, angesehen oder noch nicht geöffnet haben. Ein Beam-Agent liest diesen Fortschritt nach einem festgelegten Zeitplan aus und wendet die vom Kunden definierte Follow-up-Regel an, um beispielsweise eine Erinnerung an einen Unterzeichner zu senden, der das Dokument nach einer vereinbarten Anzahl von Tagen noch nicht geöffnet hat. Er aktualisiert den zugehörigen Datensatz mit dem aktuellen Status, sodass andere Systeme den aktuellen Stand des Dokuments widerspiegeln. Dokumente, die weit über das erwartete Unterzeichnungsfenster hinaus stagnieren, werden an eine Person weitergeleitet, die entscheidet, ob sie erneut gesendet oder eskaliert werden sollen.

Archivierung abgeschlossener Dokumente

Sobald jeder Unterzeichner ein Dokument fertiggestellt hat, schließt BunnyDoc es als unterzeichnetes Dokument ab. Ein Beam-Agent liest dieses Fertigstellungsereignis aus und legt das fertige Dokument am vom Kunden vereinbarten Bestimmungsort ab, z. B. in einem Vertragsordner oder einem Datensatzverwaltungssystem. Dabei wird es mit relevanten Metadaten wie Namen der Unterzeichner, Daten und dem zugehörigen Deal- oder Mitarbeiterdatensatz verschlagwortet. Dokumente, die mit einer Abweichung abgeschlossen werden – beispielsweise, wenn ein Unterzeichner einen anderen Namen als erwartet verwendet oder eine Seite fehlt –, werden für eine Person zur Überprüfung markiert, bevor das Dokument als endgültig abgelegt und als maßgebliche unterzeichnete Kopie behandelt wird.