Dokumente zur E-Signatur senden

Boloforms sendet ein PDF oder Formular an einen oder mehrere Unterzeichner und verfolgt die Anfrage, bis jede Unterschrift vorliegt. Ein Beam-Agent löst den Versand aus, sobald ein neues Dokument bereitsteht – beispielsweise ein unterschriebenes Stellenangebot oder eine Lieferantenvereinbarung –, liest die Liste der erforderlichen Unterzeichner aus dem genehmigten Workflow und erstellt die Signaturanfrage in Boloforms. Er überprüft anschließend den Status der Anfrage und protokolliert deren Abschluss. Falls ein Unterzeichner das Dokument ablehnt oder ein Feld leer gelassen wird, leitet der Agent den Vorgang an den Dokumenteneigentümer weiter, anstatt es automatisch erneut zu senden.

Formularantworten erfassen und validieren

Boloforms kann strukturierte Formulare hosten, um Antworten wie Registrierungsdaten, Bewerbungen oder Bestellinformationen zu erfassen. Ein Beam-Agent liest neue Formulareinsendungen bei deren Eingang, wendet die vom Team genehmigte Validierungsregel an – prüft also beispielsweise, ob ein Pflichtfeld ausgefüllt oder ein Anhang vorhanden ist – und aktualisiert das System mit den bereinigten Daten. Er protokolliert einen Zeitstempel und die Quelle für jede verarbeitete Einsendung, damit der Datensatz später nachvollziehbar bleibt. Er kennzeichnet unvollständige Einsendungen oder Duplikate bereits existierender Einträge. Antworten, die die Validierung nicht bestehen, werden an einen Mitarbeiter weitergeleitet, um direkt mit dem Absender Kontakt aufzunehmen.

Signaturstatus dokumentenübergreifend verfolgen

Jedes über Boloforms gesendete Dokument verfügt über einen Status wie „gesendet“, „angesehen“, „unterzeichnet“ oder „abgelaufen“, der sich entsprechend der Aktionen der Unterzeichner aktualisiert. Ein Beam-Agent liest diesen Status nach einem festen Zeitplan aus, wendet die vom Team definierte Erinnerungsregel an – erinnert also beispielsweise einen Unterzeichner nach einer bestimmten Anzahl von Tagen – und versendet die Erinnerung über Boloforms. Er protokolliert jede gesendete Erinnerung und aktualisiert das interne Tracking-System mit dem aktuellen Status. Dokumente, die ablaufen, ohne unterzeichnet worden zu sein, oder die ein ungewöhnliches Verhalten des Unterzeichners aufweisen, werden an eine Person weitergeleitet, die über die nächsten Schritte entscheidet.