واجهت شركة رائدة عالميًا في قطاع الصناعات التحويلية كفاءة تشغيلية غير مستقرة في عمليات المكاتب الخلفية لديهم، بسبب حجم الرسائل الواردة الضخم لدعم العملاء. للحفاظ على القدرة على الاستجابة والمنافسة، سعى العميل للحصول على حل ذكي وقابل للتطوير لتبسيط إدارة الاتصال الداخلي.

التحدي

معالجة أكثر من 6000 رسالة دعم شهريًا، كانت فريق المكاتب الخلفية للعميل مثقلًا بـ:

• اكتشاف البريد العشوائي يدويًا الذي يستغرق وقتًا طويلًا.

• تصنيف البريد الإلكتروني المتكرر والمعرض للخطأ.

• تأخيرات في توجيه البريد الإلكتروني إلى الأقسام المناسبة.

لم تحد هذه التحديات من إنتاجية القوى العاملة فحسب، بل أبطأت أيضًا من أوقات الاستجابة الداخلية وأثرت على جودة الخدمة.

الحل المنفذ

نشرت Beam AI وكيل إدارة البريد الإلكتروني الذكي القوي المصمم لأتمتة سير عمل العميل من خلال ثلاثة وظائف حيوية:

1. اكتشاف البريد العشوائي

يقوم الوكيل الذكي بتصفية البريد المزعج والغير ذي صلة في الوقت الحقيقي، مما يسمح فقط للبريد الإلكتروني الهام بالتقدم إلى المرحلة التالية.

2. تصنيف البريد الإلكتروني الذكي

باستخدام فهم اللغة الطبيعية، يقوم النظام بتصنيف الرسائل الإلكترونية حسب المحتوى، والسرعة، والنية. هذا يزيل العشوائية والاعتماد البشري من تدريج البريد الإلكتروني.

3. إعادة توجيه فورية

تُرسل الرسائل الإلكترونية إلى الفرق الداخلية الصحيحة في أقل من دقيقة واحدة، مما يسرع بشكل كبير من أوقات الاستجابة الداخلية.

النتائج والأثر الاقتصادي

حققت التحول تحسينات قابلة للقياس في مؤشرات الأداء الرئيسية:

• تقليل بنسبة 50% في العمل اليدوي المتعلق بمعالجة البريد الإلكتروني.

• أقل من دقيقتين للرد، بدلاً من عدة ساعات.

• تحسين ملحوظ في إنتاجية المكاتب الخلفية وسرعة تقديم الخدمة.

تؤكد هذه النتائج على قدرة النظام في تقليل الأعباء التشغيلية بشكل كبير مع تحسين الاستجابة.

النظرة المستقبلية

بعد نجاح وكيل إدارة البريد الإلكتروني الذكي، يستكشف العميل نظام الوكلاء الممتد من Beam AI لمزيد من التحول الرقمي:

1. وكلاء تمكين المبيعات

• إنشاء عروض مخصصة تلقائيًا

• معالجة بسلاسة للمدفوعات عبر بطاقات الائتمان

• تقديم دعم فوري عبر مساعدي الاتصال المباشر بالذكاء الاصطناعي

2. وكلاء دعم العملاء

• صياغة ردود تلقائيًا للاستفسارات

• تنفيذ إجراءات تصعيد معقدة دون تدخل بشري

ومع استمرار التبني، يتوقع العميل تحقيق مكاسب كفاءة أكبر وتحسين تجارب دعم العملاء والمبيعات.