سعت شركة عالمية لخدمات تكنولوجيا المعلومات والاستشارات إلى تحويل عمليات تقديم العروض الداخلية الخاصة بها من خلال تنفيذ الأتمتة الذكية. مع وجود كتالوج منتجات معقد وكثرة المعاملات الدولية، تهدف المؤسسة إلى زيادة الكفاءة، وتحسين دقة التسعير، وتقليل أوقات التنفيذ.

التحدي

كانت الشركة تدير حوالي 30 طلب عرض يوميًا وواجهت عدة عقبات تشغيلية:

• تعقيد رمز المواد: كان الأشخاص المعنيون (POCs) غالباً ما يعانون في تحديد رموز المنتجات والنماذج الداعمة بشكل دقيق.

• أخطاء تحويل العملات: كانت الأسعار تحتاج للتحويل من الين الياباني إلى الدولار الأمريكي، لكن عدم الاتساق بسبب تقلبات معدلات الصرف في الوقت الحقيقي أدى إلى أخطاء في التسعير.

• فجوات في توليد الفواتير: حتى بعد توليد الفواتير، كانت هناك تأخيرات في إرسالها إلى العملاء وهي شائعة، مما يؤدي إلى اضطراب في التواصل مع العملاء وتدفق النقد.

أدت هذه الكفاءات المنخفضة إلى زيادة العمل اليدوي، وتأخيرات في استجابة العملاء، واحتكاكات تشغيلية عبر الفرق.

الحل الذي تم نشره

قامت Beam AI بنشر وكيل توليد العروض المتخصص، المصمم لإدارة وأتمتة دورة حياة العرض بالكامل بشكل ذكي. تكون الحل من ثلاثة مكونات رئيسية:

1. تحديد المنتجات بدقة

يقوم وكيل الذكاء الاصطناعي بتحليل الطلبات المدخلة تلقائياً لتحديد المنتجات الصحيحة وأرقام النماذج المرتبطة، مما يلغي الاعتماد على المراجعة اليدوية ويقلل الأخطاء.

2. تحويل العملات في الوقت الحقيقي

من خلال الاستفادة من بيانات معدلات الصرف الحية، يقوم الوكيل بتحويل أسعار العروض من الين الياباني إلى الدولار الأمريكي بسلاسة، مما يضمن بقاء التسعير دقيقًا ومحدثًا.

3. أتمتة شاملة للعروض والفواتير

بمجرد التحقق من البيانات، يقوم الوكيل بتوليد العروض والفواتير بشكل تلقائي، ويرسلها فورًا إلى العملاء، موصلاً القوس بدون تدخل يدوي.

النتائج والتأثير التجاري

قدم نشر الوكيل تحسينات فورية وقابلة للقياس:

• زيادة بنسبة 10% في دقة تحديد المنتجات.

• تحسن بنسبة 7% في دقة وصحة العروض.

• انخفاض ملحوظ في التأخيرات المتعلقة بإرسال الفواتير والتواصل مع العملاء.

لم تحسن الأتمتة دقة البيانات فحسب، بل حررت أيضًا الفرق الداخلية من المهام المتكررة، مما مكنها من التركيز على الأنشطة ذات القيمة العالية.

نظرة مستقبلية

نجاح هذا التنفيذ قد دفع المؤسسة لاستكشاف سبل إضافية من الأتمتة، بما في ذلك:

• تحسين الوكيل الحالي بميزات جديدة (مثل الدعم متعدد اللغات، نماذج التسعير المخصصة للعميل).

• تمديد أتمتة الذكاء الاصطناعي إلى وظائف العمل الأخرى مثل دعم العملاء، والمشتريات، والتقارير.

مع تعامل الوكلاء الذكيين مع الأعباء الثقيلة، فإن الشركة في وضع يمكنها من تقديم خدمة أسرع وأكثر موثوقية، وكل ذلك مع القدرة على التوسع بأقل جهد إضافي.