سعت شركة عالمية للخدمات الاستشارية في مجال تكنولوجيا المعلومات إلى تحويل عمليات عرض الأسعار الداخلية الخاصة بها من خلال تنفيذ الأتمتة الذكية. مع كتالوج منتجات معقد ومعاملات دولية متكررة، هدفت الشركة إلى تعزيز الكفاءة، تحسين دقة التسعير، وتقليل زمن التنفيذ.

التحدي

تمكنت الشركة من إدارة حوالي 30 طلب عرض أسعار يوميًا وواجهت عدة عنق زجاجة تشغيلية:

• تعقيد رموز المواد: غالبًا ما ناضلت نقاط الاتصال الداخلية (POCs) لتحديد رموز المنتجات والنماذج الداعمة الصحيحة بدقة.

• أخطاء تحويل العملة: استلزم تحويل الأسعار من الين الياباني إلى الدولار الأمريكي، لكن التقلبات بسبب تغيرات السعر الآنية أدخلت عدم دقة الأسعار.

• ثغرات في إنشاء الفواتير: حتى بعد توليد الفواتير، كانت هناك تأخيرات شائعة في إرسالها إلى العملاء، مما أخل بالتواصل مع العملاء وتدفق النقد.

أدت هذه الفعالية الضعيفة إلى زيادة الأعباء اليدوية، تأخير استجابات العملاء، واحتكاكات تشغيلية عبر الفرق.

الحل المُطبق

نشرت Beam AI وكيلًا متخصصًا لتوليد عروض الأسعار، مصممًا لإدارة وأتمتة دورة حياة عرض الأسعار بأكملها بذكاء. تألف الحل من ثلاثة مكونات رئيسية:

1. تحديد دقيق للمنتجات

يحلل وكيل الذكاء الاصطناعي طلبات الإدخال لتحديد المنتج الصحيح وأرقام الموديلات المرتبطة، مما يزيل الاعتماد على المراجع المتقاطعة اليدوية ويقلل الأخطاء.

2. تحويل العملة في الوقت الفعلي

باستخدام بيانات سعر صرف لحظية، يقوم الوكيل بتحويل أسعار العرض بسلاسة من الين الياباني إلى الدولار الأمريكي، لضمان بقاء الأسعار دقيقة ومحدثة.

3. أتمتة كاملة للعرض والفواتير

بمجرد التحقق من صحة البيانات، يقوم الوكيل بإنشاء عروض الأسعار والفواتير تلقائيًا، وإرسالها على الفور للعملاء، وإغلاق الدورة دون تدخل يدوي.

النتائج وتأثير الأعمال

أدى نشر الوكيل إلى تحسينات فورية وقابلة للقياس:

• زيادة بنسبة 10% في دقة تحديد المنتج.

• تحسن بنسبة 7% في دقة وصحة العرض.

• انخفاض ملحوظ في التأخيرات المتعلقة بإرسال الفواتير والتواصل مع العملاء.

لم تُحسن الأتمتة فقط دقة البيانات ولكنها أيضًا أزاحت فرق العمل الداخلية من المهام المتكررة، مما سمح لهم بالتركيز على الأنشطة ذات القيمة العالية.

نظرة مستقبلية

دفعت نجاح هذه المبادرة المنظمة إلى استكشاف مسارات إضافية للأتمتة، منها:

• تعزيز الوكيل الحالي بميزات جديدة (مثل دعم لغات متعددة، ونماذج تسعير خاصة بالعميل).

• توسيع أتمتة الذكاء الاصطناعي إلى وظائف الأعمال الأخرى مثل دعم العملاء، المشتريات، والتقارير.

مع التعامل مع الوكلاء الأذكياء للمهمات الثقيلة، أصبحت الشركة مهيأة لتقديم خدمة أسرع وأكثر موثوقية، وكل ذلك أثناء التوسع مع جهد إضافي محدود.