مورد رئيسي للخبازين B2B في أوروبا، مشهور بتقديم منتجات مخبوزة مجمدة عالية الجودة لأكثر من 40 دولة، كان يواجه عقبات تشغيلية كبيرة بسبب معالجة يدوية للطلبات الواردة عبر البريد الإلكتروني. مع تزايد حجم العمليات اليومية بسرعة وزيادة تعقيد الطلبات، تعاونت الشركة مع Beam AI لبدء عصر جديد من الأتمتة الوكيلية.

التحدي

قبل تدخل Beam AI، واجهت الشركة ثلاث نقاط ألم حاسمة في سير العمل:

• عبء يدوي عالي: تطلب الأمر استخراج تفاصيل الطلب يدوياً من رسائل البريد الإلكتروني (بما في ذلك المرفقات) وإعادة إدخالها في Microsoft Dynamics NAV (Navision)، مما زاد من خطر التأخير والأخطاء البشرية.

• بطء في إنجاز المهام: استغرق سير العمل من تلقي الطلب إلى توليد إشعارات النقل والتسليم عدة ساعات، مما حد من القدرة الإنتاجية.

• أنظمة مجزأة: حالت عدم توافق تنسيقات البيانات وعزل التواصل بالبريد الإلكتروني دون التكامل السلس مع نظم ERP والنقل الموجودة لديهم.

احتاج العميل إلى حل يمكنه التشغيل بشكل موثوق، والتعامل مع تنسيقات وثائق متنوعة، وزيادة السرعة دون المساس بالدقة.

حل Beam AI: أتمتة وكيلية متكاملة

قامت Beam AI بنشر مجموعة من الوكلاء الأذكياء باستخدام إطار عمل AgentOS. تم تصميم كل وكيل لمعالجة خطوة منفصلة في رحلة معالجة الطلبات من البداية إلى النهاية:

أتمتة سير العمل

من تحليل البريد الإلكتروني الأولي إلى تحميل البيانات المنظمة في Navision، تتم أتمتة العملية بالكامل عبر تدفق وكيل متناسق:

1. الانطلاق: يبدأ عند وصول بريد إلكتروني جديد إلى صندوق الوارد المراقب.

2. التصنيف: يتم تحليل البريد الإلكتروني للتحقق مما إذا كان متعلقاً بالطلب.

3. التصنيف: يتم تحديث فئة Outlook (مثل "طلب – معالج").

4. التحقق من القواعد: يطبق منطق خاص بالعميل بناءً على معلومات المرسل.

5. استخراج الرأس: يسحب تفاصيل الطلب الرئيسية (رقم الطلب، التواريخ، العنوان، إلخ).

6. مطابقة هوية العميل: يستخدم المنطق الضبابي للعثور على الهوية الصحيحة من قاعدة بيانات خارجية.

7. استخراج بنود الخط: يحلل المعلومات على مستوى المنتج (رقم المقال، الكمية، إلخ).

8. إنشاء CSV: ينشئ ملفاً موحداً للاستيراد إلى ERP.

9. رفع إلى ERP: يرسل CSV عبر SFTP إلى Microsoft Navision.

10. الأرشفة: يخزن المرفقات مع البيانات الوصفية في DocuWare.

    
    

القدرات الرئيسية المستخدمة

أبرز حالات الاستخدام

كل طلب يطلق سلسلة أتمتة متسلسلة. أدناه ملخص لكيفية معالجة كل خطوة بشكل وكلي:

التأثير والنتائج

الأتمتة حققت تحسينات يمكن قياسها ومستدامة:

⚡ النتيجة: أكثر من 85% من جميع سير أعمال الطلبات مؤتمتة بالكامل الآن، مما يمكن العميل من معالجة مئات الطلبات اليومية بتدخل بشري ضئيل.

اقتباس العميل

“ما كان يستغرق يوماً كاملاً من العمل أصبح الآن مُعالجاً في الخلفية قبل الغداء. لم نعد نقلق بشأن التراكم اليدوي، أتمتة Beam تعمل فقط.”

نظرة إلى الأمام

عقب أتمتة معالجة الطلبات بنجاح، تعمل Beam AI الآن مع العميل لإطلاق:

• توصيات تخطيط الإنتاج: بناءً على الطلبات التاريخية وتوقعات الذكاء الصناعي.

• الأتمتة الفوترة: إنشاء ومزامنة فواتير العملاء مباشرة من أحداث ERP.

• تخطيط النقل الشامل: بما في ذلك الجدولة الديناميكية مع مزودي الخدمات اللوجستية.

هذه هي البداية فقط لخريطة طريق للتحول الرقمي تهدف إلى تحسين جميع العمليات الموجهة للعملاء عبر الوكلاء الأذكياء.

الاستنتاج

توضح هذه الدراسة الحالة قوة الأتمتة القائمة على AgentOS في التعامل مع سير العمل B2B ذو الحجم الكبير والمتكرر. مع قيام الوكلاء الأذكياء بتنظيم المهام عبر أنظمة الاتصالات وERP وإدارة الوثائق، مكنت Beam AI دورة حياة إدارة الطلبات، مما يوفر معياراً جديداً للكفاءة التشغيلية في صناعة توزيع السلع المجمدة.