واجهت شركة رائدة في الصناعات التحويلية في القطاع الصناعي تحديات مستمرة في عملياتها المكتبية الخلفية، وذلك بسبب الكم الهائل من رسائل البريد الإلكتروني الداعمة الواردة. وللبقاء مرنة وتنافسية، سعت الشركة إلى حل ذكي وقابل للتوسع لتحسين إدارة الاتصالات الداخلية.

التحدي

بإدارة ما يزيد عن 6,000 رسالة دعم شهرياً، كانت فرقة العمل الخلفية مثقلة بـ:

• كشف البريد العشوائي يدوياً والذي يستغرق وقتاً طويلاً.

• التصنيف اليدوي للبريد الإلكتروني المتكرر والمعرض للأخطاء.

• تأخير في توجيه البريد الإلكتروني للأقسام المناسبة.

تسببت هذه التحديات ليس فقط في استنزاف إنتاجية القوى العاملة ولكن أيضًا في تباطؤ استجابة الداخلية وتأثرت جودة الخدمة.

الحل المُطلق

قامت Beam AI بنشر وكيل إدارة بريد إلكتروني ذكي وقوي مصمم لأتمتة سير عمل العملاء من خلال ثلاث وظائف حيوية:

1. كشف البريد العشوائي

يقوم الوكيل الذكي بفرز الاتصالات الغير هامة والبريد العشوائي في الوقت الفعلي، مما يُمكِن البريد الإلكتروني الهام فقط من التقدم إلى المرحلة التالية.

2. تصنيف البريد الذكي

باستخدام فهم اللغة الطبيعية، يقوم النظام بتصنيف البريد الإلكتروني حسب المحتوى، ودرجة الأهمية، والنية. وهذا يُزيل التخمين والاعتماد البشري من عملية الفرز.

3. التوجيه الفوري

يتم توجيه البريد الإلكتروني إلى الفِرق الداخلية المناسبة في أقل من دقيقة واحدة، مما يسرع بشكل كبير من أوقات الاستجابة الداخلية.

النتائج وتأثير العمل

قدمت التحول تحسناً ملموساً عبر مؤشرات الأداء الرئيسية:

• تقليل العمل اليدوي المرتبط بمعالجة البريد الإلكتروني بنسبة 50%.

• وقت استجابة أقل من دقيقة، بعدما كان يستغرق عدة ساعات.

• تحسن ملحوظ في الإنتاجية داخل المكتب الخلفي وسرعة تقديم الخدمة.

تؤكد هذه النتائج قدرة النظام على تقليل التكاليف التشغيلية بشدة مع تعزيز سرعة الاستجابة.

النظرة المستقبلية

بعد نجاح وكيل إدارة البريد الإلكتروني الذكي، يقوم العميل باستكشاف نظام بيئة الوكلاء من Beam AI لمزيد من التحول الرقمي:

وكلاء تمكين المبيعات

• القيام بإنشاء اقتراحات مخصصة تلقائيًا

• معالجة عمليات الدفع عبر البطاقة الائتمانية بسلاسة

• توفير الدعم في الوقت الفعلي من خلال مساعدي المكالمات الذكية AI Live

وكلاء دعم العملاء

• صياغة ردود تلقائية على الاستفسارات

• تنفيذ إجراءات تصعيد معقدة بدون إدخال بشري

ومع استمرار التبني، يتوقع العميل تحقيق مكاسب أكبر في الكفاءة وتعزيز تجارب الدعم للعملاء والمبيعات.